폐업 병원 의무기록 직접 보관 및 처리할 때의 장단점

병·의원을 폐업하게 되면 진료 종료, 장비 정리, 직원 퇴사 등 수많은 행정 절차가 따라옵니다. 그러나 이 가운데 많은 병원들이 간과하는 것이 하나 있습니다. 바로 환자의 의무기록 보관입니다. 의료법상 환자의 진료기록은 일정 기간 동안 반드시 보관해야 하며, 이는 병원이 폐업한 이후에도 계속해서 의료인에게 책임이 따르는 민감한 법적 의무입니다.

의무기록을 보관하는 방식에는 크게 두 가지가 있습니다. 첫째는 전문 업체에 위탁하여 보관하는 방식이고, 둘째는 의료기관 운영자가 직접 기록을 보관하는 방식입니다. 이 중에서 병원 규모가 작거나 1인 운영 의료기관의 경우에는 비용과 접근성 등의 이유로 직접 보관을 선택하는 경우가 많습니다.

그렇다면 의무기록을 스스로 보관하는 방식은 어떤 장점이 있고, 또 어떤 위험이 따를까요? 그리고 실제로 이를 실무에서 선택할 경우 어떤 준비가 필요할까요? 이번 글에서는 폐업한 병원이 환자 의무기록을 직접 보관할 때의 장점과 단점을 균형 있게 살펴보겠습니다.

의무기록 직접 보관및 처리의 개념과 법적 책임

 직접 보관이란 폐업한 의료기관이 외부 위탁업체를 통하지 않고, 운영자 본인 또는 의료법상 지정 가능한 책임자가 환자 기록을 직접 관리하는 방식을 의미합니다.

보관 장소는 주로 병원 대표자의 자택, 별도 사무공간, 문서보관소 등이며, 종이기록과 전자기록(EMR) 모두 포함됩니다. 외부인이 쉽게 접근할 수 없는 안전한 장소여야 하며, 향후 환자의 기록 열람 요청이 들어올 경우 즉시 대응할 수 있는 체계도 갖추어야 합니다.

가장 중요한 것은, 의무기록 보관의 법적 책임은 의료기관이 폐업했더라도 사라지지 않는다는 점입니다. 의료법 시행규칙 제15조에 따라 진료기록부, 간호기록지, 수술기록지는 10년간 보관해야 하며, 방사선 사진은 5년, 처방전은 2년간 보존해야 합니다. 이 기간 동안 기록을 분실하거나 응답하지 못하면 보건소로부터 300만 원 이하의 과태료 또는 자격정지 처분을 받을 수 있습니다.

따라서 직접 보관을 선택했다면, 단순히 공간만 확보한다고 끝나는 것이 아니라, 계획적인 보관 체계와 응답 능력이 반드시 수반되어야 합니다.

 

폐업병원 의무기록 보관 및 처리의 장점

 의무기록을 직접 보관할 경우 가장 큰 장점은 비용 절감입니다. 위탁보관업체를 이용하면 보관 기간에 따라 적지 않은 비용이 발생하는데, 직접 보관할 경우 이러한 비용 부담이 없습니다. 특히 소규모 의원, 개인 운영 병원일수록 이 부분은 큰 메리트로 작용합니다.

또한 접근성과 즉시성 면에서도 장점이 있습니다. 위탁 보관은 기록을 열람하거나 사본을 받을 때 절차가 복잡하거나 시간이 오래 걸릴 수 있지만, 직접 보관은 본인이 필요할 때 언제든지 바로 확인이 가능합니다. 환자가 진료기록을 요청하는 경우에도 빠르게 대응할 수 있어 민원 처리 속도가 개선됩니다.

의무기록을 직접 보관하면 데이터의 보안 관리 주체도 명확해집니다. 위탁업체를 신뢰하기 어렵거나 개인정보 유출을 우려하는 경우, 스스로 모든 보안과 관리 시스템을 갖추는 것이 더 안심이 될 수 있습니다.

마지막으로, 의료기관 입장에서는 폐업 이후에도 ‘환자 기록을 잘 보관하고 있다’는 점이 책임감 있는 의료인의 자세로 비춰지기 때문에 신뢰도 유지에도 도움이 됩니다.

 

폐업병원 의무기록 직접 보관 및 처리 의 단점

그러나 직접 보관 방식은 관리 리스크가 큽니다. 가장 큰 단점은 책임이 전적으로 본인에게 있다는 점입니다. 기록이 분실되거나 파손됐을 경우, 그 책임을 나눌 수 있는 주체가 없기 때문에 법적, 윤리적 부담이 모두 운영자에게 돌아갑니다.

두 번째는 보관 환경의 한계입니다. 종이 기록은 습기, 온도 변화, 해충, 화재 등 다양한 외부 요인에 의해 쉽게 훼손될 수 있으며, 전자기록은 저장매체의 오류나 해킹 등으로 데이터가 손실될 위험이 있습니다. 위탁업체는 방화창고, 이중 백업, 보안 시스템을 갖추고 있지만, 개인이 이를 모두 충족시키기는 어렵습니다.

또한 열람 요청 대응의 지속성에도 문제가 생길 수 있습니다. 폐업 후 수년이 지난 시점에 환자가 기록을 요청했을 때, 이사, 연락처 변경, 보관 상태 악화 등으로 인해 적절히 대응하지 못하는 경우가 많습니다. 이는 환자와의 분쟁으로 이어지고, 민원 발생 시 보건소의 조사를 받게 되는 직접적인 원인이 됩니다.

마지막으로, 의무기록 보관에 대한 보건소 신고 절차도 병원 측이 직접 처리해야 한다는 점에서 행정 부담이 존재합니다. 보관 장소, 책임자 정보, 기록 범위 등을 포함한 계획서를 제출하고 승인받아야 하며, 실제 보관 상태가 신고 내용과 다르면 행정처분 대상이 될 수 있습니다.

 

직접 보관 시 실무자가 준비해야 할 사항

 직접 보관을 선택한 경우, 아래와 같은 준비사항을 반드시 갖추어야 안전한 기록 관리를 할 수 있습니다.

• 첫째, 보관 장소의 물리적 보안 확보입니다. 종이 기록은 잠금장치가 설치된 밀폐형 캐비닛이나 문서보관함에 넣고, 화재감지기, 제습기 등도 함께 준비하는 것이 이상적입니다. 전자기록의 경우 외장하드, USB 등에 암호화하여 저장하고, 이중 백업을 해두는 것이 안전합니다.
• 둘째, 보관 대상 기록의 선별 정리입니다. 모든 기록을 보관할 필요는 없습니다. 의료법상 보존기간이 남아 있는 기록만 따로 분류하고, 환자별 진료일 기준으로 목록화하여 파일이나 문서로 관리합니다.
• 셋째, 의무기록 보관계획서 작성 및 보건소 신고입니다. 폐업 신고 시 함께 제출해야 하며, 보관 장소의 사진, 도면, 책임자 연락처, 기록 보관 기간 등을 구체적으로 기재해야 합니다.
• 넷째, 환자 요청 대응 체계 마련입니다. 환자가 연락을 취했을 때 응답할 수 있는 이메일, 휴대전화, 행정대리인 등을 설정해두고, 열람 또는 사본 요청에 대한 대응 매뉴얼도 사전에 만들어두면 좋습니다.

폐업한 병원이 의무기록을 직접 보관하는 것은 분명 실무적으로 경제적이며, 기록 접근도 빠르고 관리 주체가 명확하다는 장점이 있습니다. 하지만 그만큼 법적·관리적 책임도 전적으로 본인이 감당해야 한다는 부담이 존재합니다.

만약 자체적으로 기록을 안전하게 보관할 수 있는 장소와 체계가 있다면 직접 보관은 충분히 실현 가능한 선택입니다. 그러나 인력, 시간, 시설, 장비 면에서 제한이 있는 상황이라면 전문 업체를 통한 위탁 보관도 고려할 필요가 있습니다.

무엇보다 중요한 것은 기록 보관의 ‘방법’이 아니라, 의료인의 ‘책임’입니다. 기록은 단순한 문서가 아닌 환자와 의료기관 간의 신뢰의 결과물이기 때문입니다. 지금 폐업을 고려 중이라면 직접 보관이 가능한지, 혹은 위탁이 필요한지 차분하게 판단해보고, 그에 맞는 준비를 철저히 하시기 바랍니다.

진료는 끝났지만, 기록은 남습니다. 그리고 그 기록은 의료인의 마지막 약속입니다.