종이 의무기록 보관 및 처리 폐기 기준과 주의사항

의료기관에서 작성되는 수많은 의무기록은 환자의 진료 이력을 보여주는 가장 중요한 문서입니다. 전자차트(EMR)가 도입되기 전에는 거의 모든 환자 기록이 종이로 작성되었고, 지금도 병원 내 수술기록지, 간호기록지, 처방전, 진단서 등 일부 문서는 여전히 종이 형태로 유지되고 있습니다.

문제는 시간이 지날수록 이들 종이 기록의 양이 기하급수적으로 늘어나고 보관 공간은 점점 부족해진다는 데 있습니다. 특히 오래된 기록의 경우 더는 사용할 일이 없어 보여 폐기하고 싶어도, 단순히 ‘오래됐으니 버린다’는 기준으로는 접근할 수 없습니다. 의무기록의 폐기는 법적으로 명확한 기준과 절차를 따르지 않으면 과태료나 행정처분으로 이어질 수 있는 민감한 문제입니다.

의료기관이 기록을 폐기할 수 있는 시점은 언제인지, 어떤 서류가 폐기 대상인지, 폐기 방법은 어떻게 진행해야 하는지 등은 반드시 정확히 이해하고 실무에 반영해야 합니다. 이 글에서는 종이 형태의 의무기록을 폐기할 때 알아야 할 법적 기준과 절차, 실무 팁과 주의사항을 체계적으로 정리해드립니다.

종이 의무기록 폐기의 법적 기준

의무기록은 의료법 제22조 및 시행규칙 제15조에 따라 보존 의무가 있는 문서입니다. 이는 환자의 건강정보를 보호하고, 향후 의료적 연속성, 보험청구, 법적 분쟁 대응 등을 위한 근거자료로 활용되기 때문입니다.

기록의 보존기간은 다음과 같이 정해져 있습니다.

• 진료기록부, 간호기록지, 수술기록지, 마취기록지: 10년 보존
• 방사선 사진, 진단 소견서: 5년 보존
• 처방전, 조제기록지: 2년 보존

이 기간은 환자의 최종 진료일 기준으로 계산되며, 단순히 문서 작성일이나 병원 폐업일을 기준으로 삼아서는 안 됩니다. 예를 들어 2015년 4월 1일에 진료한 환자의 진료기록부는 2025년 3월 31일까지 보관해야 하며, 그 이전에 폐기하면 의료법 위반이 됩니다.

결국 종이 기록을 폐기할 수 있는 시점은 해당 기록의 법정 보존기간이 완료된 후에만 가능합니다. 그 전까지는 병원이 폐업했더라도 반드시 안전하게 보관해야 하며, 환자의 열람 요청에도 응할 수 있어야 합니다.

폐기 가능한 기록과 불가능한 기록의 구분

의무기록 폐기의 핵심은 ‘폐기 대상인지 아닌지’를 명확히 구분하는 것입니다. 이를 위해선 먼저 보존기간이 경과했는지 여부를 환자별, 문서별로 점검해야 합니다.

폐기 가능한 기록의 예

• 최종 진료일로부터 10년 이상 경과된 진료기록부, 수술기록지
• 5년 이상 지난 방사선 사진 및 소견서
• 2년이 지난 처방전, 조제기록지
• 보험청구, 법적 분쟁 등으로부터 자유롭고 별도 민원이 없었던 기록

폐기하면 안 되는 기록의 예

• 보존기간이 지나지 않은 기록
• 현재 진행 중인 소송 또는 분쟁과 관련된 기록
• 환자가 열람 또는 사본 발급을 요청한 적이 있는 기록(요청일 기준 보존기간 계산 필요)
• 실수로 분류된 타 기록 (예: 2017년 기록인데 착오로 2007년으로 잘못 인식된 경우)

이러한 구분은 단순 연도별 정리만으로는 부족하며, 환자별 진료일자를 기준으로 계산하는 것이 중요합니다. 기록 관리 프로그램이나 수기 색인표가 있다면 폐기 대상 선별이 훨씬 수월해집니다.

종이 기록 폐기 시 반드시 지켜야 할 절차

의무기록을 폐기할 때는 법적으로 명확한 절차를 따라야 하며, 기록의 보안성과 환자 정보 보호를 철저히 보장해야 합니다. 다음은 종이 의무기록 폐기의 표준 절차입니다.

1. 보존기간 경과 여부 확인
   기록 유형과 환자의 최종 진료일 기준으로 보존기간이 지났는지 확인합니다.
2. 폐기 대상 리스트 작성
   환자명, 기록 종류, 최종 진료일, 폐기 예정일 등을 포함한 리스트를 작성합니다. 병원 내부 감사나 보건소 요청 시 제출 가능한 자료가 되어야 합니다.
3. 보안상 안전한 방식으로 폐기
   일반 쓰레기나 문서 파쇄기로 폐기해서는 안 되며, 다음 방식이 권장됩니다.

• 의료전문 폐기업체에 위탁
• 대형 문서 파쇄기(보안형) 사용
• 소각 처리 (허가된 장소에서만 가능)

1. 폐기 사실 증빙자료 확보
   폐기 완료 후에는 폐기확인서 또는 위탁폐기증을 발급받아 보관합니다. 폐기 이력은 최소 1년 이상 자체 보관하는 것이 권장됩니다.
2. 보건소 등 관계 기관 보고 여부 확인
   대규모 폐기일 경우, 관할 보건소에 사전 협의 또는 사후 보고가 필요한 경우도 있으므로 사전에 지침을 확인합니다.

이러한 절차를 거치지 않고 단순히 기록을 버리거나, 보관함을 통째로 폐기하는 방식은 의료법상 심각한 위반으로 간주될 수 있습니다.

폐기 후 주의사항 및 실무상 팁

종이 기록을 폐기한 이후에도 의료기관은 일부 관리 책임을 지게 됩니다. 예를 들어, 폐기 대상 선별이 잘못돼 보존해야 할 기록을 폐기한 경우, 환자 요청에 응할 수 없게 되며 과태료, 민사상 손해배상으로 이어질 수 있습니다.

주의사항 1: 이중 확인 시스템 구축
폐기 대상 기록은 한 번의 확인으로 결정하지 않고, 최소 2인 이상의 의료진 또는 행정담당자가 교차 확인하도록 합니다.

주의사항 2: 폐기 일정 관리
보존기간이 도래한 기록은 분기별 또는 연간 단위로 폐기 계획을 수립하고, 기록 보존 마감일을 사전에 관리하는 것이 좋습니다.

주의사항 3: 기록 보존 방식 전환 고려
장기 보존이 필요한 종이 기록은 디지털 스캔을 통해 전자 문서화하고, 원본은 보관 장소에서 효율적으로 관리할 수 있도록 체계를 정비하는 것이 권장됩니다.

주의사항 4: 민원 발생 가능성 대비
폐기 후 환자가 해당 기록 열람을 요청할 가능성이 있으므로, 폐기 대상 리스트와 폐기일자를 근거로 응대할 수 있어야 합니다. 특히 폐기 후 6개월 정도는 민원 발생 여부를 예의주시하는 것이 좋습니다.

 

의무기록은 단순한 병원 문서가 아닌, 의료인의 책임과 환자의 권리가 동시에 담긴 중요한 법적 문서입니다. 종이 기록이라고 해서 함부로 버릴 수 있는 것이 아니며, 정확한 보존기간 확인과 절차적 폐기가 반드시 필요합니다.

법적으로 정해진 보존기간을 지키는 것은 의료기관의 기본 책임이며, 폐기 과정에서의 보안과 기록관리 방식은 곧 병원의 신뢰도를 보여주는 요소가 됩니다. 오늘 이 글을 통해 폐기 기준과 절차를 명확히 이해하고, 실무에 바로 적용할 수 있는 기준점을 마련하시길 바랍니다.

진료는 끝났을 수 있어도, 기록에 대한 책임은 여전히 남아 있습니다. 올바른 폐기, 그것이 의료인의 마지막 의무입니다.