전자차트(EMR) 사용 병원 폐업 시 의무기록 보관 및 처리 백업 요령

오늘날 대부분의 병·의원은 종이차트 대신 전자차트(EMR, Electronic Medical Record)를 사용해 진료기록을 관리합니다. EMR은 진료의 효율성과 정확성을 높이는 데 큰 도움이 되며, 진료내용, 검사결과, 약 처방, 진단서 발급 등 병원 운영의 전반적인 과정을 통합해주는 핵심 시스템입니다. 하지만 병원을 폐업하거나 EMR 업체와의 계약이 종료될 경우, 그 안에 저장된 환자 진료기록은 어떻게 처리해야 할까요?

이 질문을 대수롭지 않게 넘기는 의료기관도 많지만, 이는 매우 위험한 접근입니다. 전자차트는 서버 기반이기 때문에 계약 종료와 동시에 접근이 차단되거나 데이터가 삭제될 수 있습니다. 백업을 하지 않은 채 폐업이 진행된다면, 이후 환자가 진료기록을 요청했을 때 제공하지 못해 의료법 위반으로 과태료가 부과되거나 민사상 손해배상을 해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.

EMR 데이터는 단순한 진료내역 그 이상입니다. 환자의 치료 경과, 건강정보, 의료인의 판단 기록이 모두 담긴 민감한 정보이며, 의료법상 정해진 기간 동안 반드시 보관해야 할 ‘의무기록’입니다. 따라서 전자차트를 사용하는 병원이 폐업을 앞두고 있다면, 백업은 선택이 아닌 필수입니다.

폐업 전 꼭 해야 할 사전 점검 사항

EMR 백업은 단순한 파일 저장을 넘어서는 절차입니다. 폐업을 앞두고 있다면, EMR 백업을 위해 반드시 다음과 같은 사전 점검이 필요합니다.

먼저, 현재 사용 중인 EMR 업체와의 계약 상태를 확인해야 합니다. 계약 종료일은 언제인지, 데이터 백업이 가능한지, 추가 비용이 발생하는지 여부를 파악하는 것이 우선입니다. 일부 업체는 계약이 끝나는 순간 서버 접근을 차단하거나 데이터를 삭제하기 때문에 사전 협의가 반드시 필요합니다.

다음으로는 백업 범위 결정입니다. 의료법상 진료기록부, 간호기록지, 수술기록지 등은 최종 진료일로부터 10년간 보관해야 하며, 방사선 영상 및 진단소견서는 5년, 처방전과 조제기록지는 2년간 보관해야 합니다. 이 기준에 따라 백업 대상 데이터를 선별해야 합니다.

또한, 데이터를 저장할 매체와 장소를 준비해야 합니다. 외장하드, USB, 클라우드 저장소 등이 가능하며, 저장 장소는 방화·방습이 가능한 환경이어야 하며 외부인의 접근이 차단된 곳이어야 합니다. 마지막으로, 의무기록 보관 책임자를 지정하고 연락처를 준비하여 보건소에 신고할 수 있도록 준비해야 합니다.

백업 방식별 특징과 실무 요령

EMR 데이터를 백업하는 방식은 병원의 시스템과 예산, 인력에 따라 다양하게 구성될 수 있습니다. 대표적인 방식은 세 가지입니다.

첫째, 전체 데이터베이스(DB) 백업입니다. 이 방식은 EMR 프로그램 내에 저장된 모든 데이터를 그대로 백업하는 것으로, SQL, MDB, CSV 등의 형태로 저장됩니다. 장점은 동일한 EMR 업체로 재계약 시 원상 복구가 용이하다는 점이며, 단점은 일반 사용자가 열람하기 어렵다는 것입니다. 따라서 열람용 데이터는 별도로 준비해야 합니다.

둘째, 환자별 PDF 요약 백업입니다. 진료 요약, 검사결과, 진단서 등을 PDF 파일로 환자별로 저장하는 방식으로, 환자 요청 시 즉시 사본 제공이 가능하다는 점에서 가장 활용도가 높습니다. 다만 전환 작업에 시간이 많이 소요되기 때문에 최근 10년 이내 진료 환자 위주로 범위를 한정하는 것이 현실적입니다.

셋째, 클라우드 백업 방식입니다. Google Drive, Dropbox, 네이버 MYBOX 등의 클라우드 서비스를 활용해 백업 데이터를 저장하는 방식으로, 물리적 공간 제약이 없고 보안도 강화할 수 있습니다. 단, 클라우드 보안에 취약할 수 있으므로 비밀번호 설정, 2단계 인증, 접근자 제한 등의 조치가 필요합니다.

가장 이상적인 방식은, 전체 DB 백업 + PDF 파일 백업 + 클라우드 이중 저장을 병행하는 것입니다. 백업 파일명은 ‘환자명_차트번호_최종진료일’ 형식으로 통일하고, 외장하드 2개 이상에 동일한 파일을 복사해 두는 것이 좋습니다. 이중 저장과 파일 암호 설정은 필수이며, 관리자 외에는 접근 권한을 제한해야 합니다.

 

백업 이후 절차: 보관, 신고, 대응

백업이 끝났다면 이제는 보관 계획과 보건소 신고 절차를 진행해야 합니다. 이 과정도 병원 폐업의 필수 항목이며, 누락되면 폐업 신고가 반려될 수 있습니다.

우선, 백업된 데이터를 안전하게 보관할 장소를 지정해야 합니다. 이는 자택, 사무실, 문서보관소 등 외부인의 접근이 제한된 장소여야 하며, 방화·방습 환경을 갖춘 곳이면 더욱 좋습니다. 보관 장소의 주소와 사진은 보건소에 제출할 자료에 포함됩니다.

보건소에 제출할 서류는 다음과 같습니다.

• 의료기관 폐업신고서
• 의무기록 보관계획서
• 보관 책임자 성명 및 연락처
• 위탁 시 보관 업체 정보 및 계약서 사본
• 보관 장소 사진 또는 도면

또한, 폐업 이후에도 환자나 보험사로부터 진료기록 열람 또는 사본 발급 요청이 있을 수 있으므로, 이에 응답할 수 있는 연락체계를 마련해야 합니다. 책임자가 응답 가능한 연락처를 제공하고, 백업 데이터에서 필요한 기록을 빠르게 검색할 수 있도록 파일을 체계적으로 정리해 두어야 합니다.

백업 파일은 연 1회 이상 점검하며, 열람 요청 발생 시 응답 이력을 문서로 남겨두는 것도 추천됩니다. 민원이 발생하거나 법적 문제가 생겼을 때, 기록을 보관하고 있다는 사실을 입증할 수 있어야 하기 때문입니다.

 

전자차트 백업은 의료기관의 폐업 과정에서 간과하기 쉬운 업무지만, 사실상 가장 중요한 항목 중 하나입니다. EMR 데이터는 환자의 민감한 건강정보이자, 의료인의 행위에 대한 증거자료이며, 의료법에 따라 일정 기간 보관해야 할 의무기록입니다.

이를 적절히 백업하지 않으면 폐업 이후에도 민원, 과태료, 형사처벌, 심지어 민사소송으로까지 이어질 수 있습니다. 따라서 폐업을 계획하고 있다면 지금 바로 EMR 계약 상태를 점검하고, 백업 방식을 선정하고, 보관 장소와 책임자를 지정한 뒤 보건소에 필요한 서류를 제출해야 합니다.

진료는 끝났지만, 기록은 여전히 살아 있고, 그 기록을 지킬 책임은 여전히 의료인에게 있습니다. 전자차트 백업을 단순한 행정 절차가 아닌, 환자에 대한 마지막 예우이자 의료기관의 품격 있는 마무리로 여긴다면, 폐업 이후에도 신뢰를 잃지 않는 병원으로 기억될 수 있습니다.