병의원 폐업 시 의무 기록 보관 및 처리 대상은 어디까지 일까?

의료기관이 폐업을 결정하게 되는 상황은 누구에게나 쉽지 않은 과정입니다. 그러나 운영을 종료한다고 해서 의료인의 법적 책임까지 종료되는 것은 아닙니다. 폐업 과정에서 특히 중요하게 다뤄야 할 항목 중 하나는 바로 환자의 의무기록 보관 및 처리입니다.

의무기록은 단순히 진료기록부 몇 장으로 끝나는 문제가 아닙니다. 진료 중 작성된 다양한 문서들이 모두 포함되며, 그 내용은 환자의 건강정보로 법적으로 보호받는 대상입니다. 의료법은 이들 문서의 종류에 따라 각각의 보존 기간을 규정하고 있으며, 폐업 여부와 관계없이 일정 기간 동안 보관해야 한다고 명시하고 있습니다.

하지만 많은 병의원은 ‘어디까지를 보관 대상에 포함해야 하는지’에 대해 혼란을 겪습니다. 전부 다 보관해야 하는 건지, 일부 기록은 폐기해도 되는지, 전자차트와 종이기록은 구분이 필요한지 등 의문이 많을 수밖에 없습니다. 이 글에서는 의료기관 폐업 시 반드시 알아야 할 의무기록 보관 대상의 범위를 법령과 실제 사례를 바탕으로 자세히 정리해보겠습니다.

의무기록의 정의와 법적 의미

‘의무기록’이라는 용어는 의료 현장에서 흔히 사용되지만, 그 의미를 법적으로 분명히 이해하는 것이 중요합니다. 의무기록은 의료인이 환자의 진단, 치료, 간호, 처방, 검사 등을 수행하는 과정에서 작성한 모든 문서를 말합니다. 여기에는 진료기록부뿐 아니라, 간호기록지, 수술기록지, 마취기록지, 방사선 사진, 진단 소견서, 처방전, 조제기록지 등이 모두 포함됩니다.

의료법 제22조는 의료기관의 의무기록 보존에 대해 명시하고 있으며, 이를 이행하지 않을 경우 과태료 또는 형사처벌 대상이 될 수 있습니다. 중요한 점은 이 의무가 병원이 운영되고 있을 때에만 적용되는 것이 아니라, 폐업한 이후에도 보존 기간이 끝날 때까지 유지된다는 점입니다.

즉, 병의원이 문을 닫았다고 해서 환자의 의무기록을 즉시 파기하거나 외부에 방치하면 이는 명백한 법령 위반이 됩니다. 폐업 시점부터 법적 보관기간이 끝나는 날까지, 의무기록은 안전하고 적법한 방식으로 관리되어야 합니다.

 

보관 대상 의무기록의 범위

의무기록 보관 범위를 정확히 이해하려면, 단순히 ‘어떤 문서를 몇 년 보관해야 하는가’라는 질문에서 한 걸음 더 나아가야 합니다. 보관 대상은 일반적으로 다음과 같이 구분됩니다.

• 진료기록부: 환자 진료 시 작성된 주기록지.
• 간호기록지: 병원 입원 중 간호사가 기록한 문서.
• 수술기록지 및 마취기록지: 모든 수술 및 마취 관련 과정이 포함된 기록.
• 방사선 사진 및 소견서: X-ray, CT, MRI 등 영상 자료와 그에 대한 진단.
• 검사 결과지 및 소견서: 혈액검사, 내시경, 심전도 등의 결과.
• 처방전 및 조제기록지: 외래 또는 입원 환자에게 처방된 약물 내역.
• 진단서, 소견서 사본: 환자 요청으로 발급된 각종 의료 문서.
• 진료비 계산서 및 영수증: 법적으로는 의무기록에는 포함되지 않지만, 실무에서는 종종 함께 보관.

여기서 중요한 것은, ‘의무기록에 포함되는 문서의 종류는 다양하며, 각 기록이 생성된 목적과 사용 범위를 기준으로 보관 여부를 판단해야 한다’ 는 점입니다. 특히, 일부 의료기관은 EMR(전자차트)만 백업하고 방사선 사진이나 종이 차트는 별도로 정리하지 않는 경우가 있는데, 이는 불완전한 보관에 해당하며, 환자 요청 시 제공하지 못하면 법적 책임이 따를 수 있습니다.

 

보관 기간과 기준일의 정확한 이해

의무기록 보관 대상의 범위를 정확히 파악했더라도, 보관 기간과 기준일을 잘못 이해하면 실제 폐업 준비 과정에서 법적 리스크에 노출될 수 있습니다. 가장 중요한 기준은 다음과 같습니다.

• 보관 기간은 폐업일 기준이 아닌 ‘환자의 최종 진료일’을 기준으로 계산한다.
• 예를 들어 2015년에 진료한 환자의 진료기록은 2025년까지 보관해야 하며, 병원이 2023년에 폐업하더라도 해당 기록은 남은 2년 동안 유지해야 한다.

의무기록 보관 기간은 의료법 시행규칙 제15조에 따라 다음과 같이 정해져 있습니다:

• 진료기록부, 간호기록지, 수술기록지, 마취기록지: 10년
• 방사선 사진 및 소견서: 5년
• 처방전, 조제기록지: 2년

의료기관에서는 폐업 전 반드시 환자별 최종 진료일을 기준으로 기록을 분류하고, 보관 기간이 남아 있는 모든 기록을 보관 대상으로 지정해야 합니다. 간혹 ‘기록이 너무 오래되어 필요 없을 것 같다’는 판단으로 임의 폐기하는 경우가 있으나, 실제로 그 기록이 필요한 법적 상황이 수년 뒤에 발생할 수 있다는 점을 고려해야 합니다.

특히 EMR을 사용한 경우, 차트 프로그램 계약 종료 전 전체 데이터 백업 및 암호화 저장은 필수이며, 종이 기록이 병행된 경우 스캔하여 디지털화한 후 전자기록과 함께 통합 관리하는 것이 바람직합니다.

 

실제 사례를 통해 본 실무 유의점

이론적으로 보관 대상과 보관 기간을 알고 있어도, 실제 폐업 현장에서 여러 가지 실수가 발생합니다. 다음은 대표적인 실무 사례입니다.

사례 1. 기록 범위를 축소하여 보관한 경우
A 의원은 폐업하면서 진료기록부와 간호기록지만 USB에 저장하고 나머지 영상자료와 검사 결과지는 폐기했습니다. 폐업 2년 후 환자가 방사선 소견서 사본을 요청했으나 응답하지 못했고, 환자의 민원 제기로 보건소 조사를 받은 결과 ‘기록 미보관’으로 200만 원의 과태료를 부과받았습니다.

사례 2. 보관 기간을 잘못 계산한 경우
B 병원은 2023년에 폐업하며 마지막 3년치 기록만 보관했습니다. 하지만 2015년에 진료받은 환자가 2024년에 기록을 요청했고, 해당 기록이 존재하지 않아 손해배상 소송으로 이어졌습니다. 병원 측은 폐업 당시에는 보관 기간이 끝난 줄 알았다고 항변했으나, 환자의 최종 진료일 기준 10년 보관 원칙에 따라 병원 측에 일부 책임이 있다는 판결이 내려졌습니다.

사례 3. 전자기록 백업 누락
C 의원은 EMR 사용 병원으로, 폐업 직전 차트 업체와 계약을 종료하면서 별도 백업 없이 시스템을 종료했습니다. 이로 인해 모든 기록이 삭제되었고, 보건소는 ‘기록 유실 방지 미이행’으로 행정 경고 조치를 내렸습니다.

이러한 사례를 방지하려면 기록 범위 파악 → 기간 확인 → 전자·종이 이중 관리 → 보건소 신고 및 책임자 지정까지 전 과정을 철저히 준비해야 합니다.

 

 

병의원을 폐업할 때 환자의 의무기록을 ‘어디까지, 얼마나 보관해야 하는가?’라는 질문은 단순한 행정 체크리스트가 아닙니다. 이는 의료기관이 끝까지 환자의 권리를 보호하고, 의료인의 책임을 다했음을 보여주는 중요한 기준입니다.

의무기록은 단순한 진료자료가 아니라, 환자의 건강정보이자 병원이 쌓아온 신뢰의 흔적입니다. 이 기록을 끝까지 안전하게 보관하고 관리하는 것은 폐업 이후에도 의료기관으로서의 품격을 유지하는 마지막 과정이라 할 수 있습니다.

폐업을 준비 중이라면, 지금부터라도 기록 범위를 정확히 파악하고, 보존 대상과 기간을 기준으로 계획을 수립하며, 보건소에 적절한 신고와 책임자 지정을 마무리해야 합니다. 이것이야말로 벌금을 피하고, 민원을 예방하며, 의료인의 책임을 마무리하는 가장 확실한 방법입니다.