병원 폐업 시 환자 의무기록 보관 및 처리 기준 총정리

의료기관의 폐업은 단순히 병원의 문을 닫는 것으로 끝나지 않습니다. 진료 중단, 인력 정리, 장비 반출, 세무 정산 등 복잡한 행정 절차가 수반되며, 그 중에서도 특히 중요한 사안이 바로 환자 의무기록의 보관 및 처리입니다. 의무기록은 환자의 질병 이력과 치료 경과가 담긴 민감한 정보로, 단순한 병원 문서가 아닌 법적으로 보존이 요구되는 기록입니다. 많은 병원이 폐업 절차 중 이 부분을 형식적으로 처리하거나 놓치는 경우가 많지만, 이를 소홀히 하면 과태료, 행정처분, 심지어 형사처벌까지 받을 수 있어 주의가 필요합니다.

실제로 폐업 후 진료기록을 요청받고도 제공하지 못해 환자 민원으로 이어지는 사례가 증가하고 있습니다. 이러한 문제는 대부분 보관 기준을 제대로 숙지하지 못했거나, 적절한 신고 절차 없이 폐업을 마무리한 데서 비롯됩니다. 따라서 병원 운영자가 폐업을 준비 중이라면 반드시 환자의 의무기록 보관 및 처리 기준을 명확히 이해하고, 관련 법령과 절차를 따르는 것이 필요합니다. 이 글에서는 병원 폐업 시 환자 의무기록 보관과 처리에 관한 기준을 법적 근거, 보관 대상, 보관 방식, 신고 절차, 위반 시 처벌 등으로 나눠 총정리하겠습니다.

 

의무기록 보관의 법적 근거와 중요성

의무기록은 의료기관이 환자의 진료 과정에서 작성한 모든 의료 정보 문서를 의미합니다. 진료기록부, 간호기록지, 검사소견서, 수술기록지, 마취기록지, 방사선 사진, 처방전 등 다양하며, 이들은 모두 법적 보존 대상입니다. 이는 단지 병원 내부 행정 문서가 아니라, 환자의 건강권 및 알 권리와 직결된 정보입니다. 의료법은 이를 단순히 병원이 자체적으로 결정할 수 있는 문서가 아닌, 법률에 따라 일정 기간 이상 보관해야 하는 의무로 규정하고 있습니다.

의료법 제22조와 같은 관련 조항에 따르면, 환자의 의무기록은 보존 기간 동안 안전하게 보관되어야 하며, 환자가 원할 경우 열람하거나 사본을 발급받을 수 있어야 합니다. 특히 폐업한 병원이라 하더라도, 해당 기록이 보존 기간 내에 있다면 의료기관 운영자 또는 지정된 책임자는 열람 요청에 응해야 할 법적 책임이 있습니다. 이를 이행하지 않을 경우 과태료뿐 아니라, 의료인의 윤리적·사회적 책임까지 물을 수 있습니다.

환자 입장에서도 의무기록은 보험청구, 타 병원 연계 진료, 법적 분쟁 대응 등 다양한 상황에서 중요한 자료가 될 수 있습니다. 따라서 병원의 폐업과 별개로 기록은 살아 있어야 하며, 안전하고 체계적으로 보관·관리되는 시스템이 요구됩니다.

 

의무기록의 종류와 보관 기준

의료기관이 폐업을 준비할 때 가장 먼저 해야 할 일은 의무기록의 보존 대상을 분류하는 것입니다. 모든 진료 기록을 무기한 보관할 수는 없기 때문에, 보존 기간에 따라 적법하게 정리하고 필요한 만큼만 보관하는 것이 효율적이며 법적으로도 합당합니다.

현행 의료법 시행규칙 제15조에서는 다음과 같이 보존 기간을 규정하고 있습니다.

• 10년 보관: 진료기록부, 간호기록지, 수술기록지, 마취기록지
• 5년 보관: 방사선 사진 및 진단 소견서
• 2년 보관: 처방전, 조제기록지

보존 기간은 ‘폐업일’을 기준으로 하는 것이 아니라, 환자의 최종 진료일을 기준으로 산정됩니다. 예를 들어 2017년 7월 15일에 마지막으로 진료한 환자의 진료기록부는 2027년 7월 14일까지 보존해야 하며, 그 이전에 병원이 폐업하더라도 해당 보존 기간까지는 반드시 기록을 유지해야 합니다.

기록 보존 대상은 종이 형태뿐만 아니라 전자차트도 포함되며, 특히 요즘은 대부분의 의료기관이 EMR(전자차트)을 사용하고 있기 때문에 전자기록 백업과 보존 방식에 대해 더욱 철저한 준비가 필요합니다.

 

보관 방법과 보건소 신고 절차

의무기록을 어떻게 보관할 것인가는 병원의 규모나 상황에 따라 다를 수 있지만, 기본적으로 두 가지 방식이 존재합니다. 첫째는 자체 보관 방식입니다. 이 경우 병원 운영자 본인이 기록을 보관하게 되며, 보관 장소는 자택, 사무실, 전용 창고 등 외부인의 접근이 제한되고 보안이 확보된 공간이어야 합니다. 특히 종이기록의 경우 방화, 방습 조치가 필요하며, 전자차트는 클라우드 서버, 외장하드, USB 등에 안전하게 백업해두어야 합니다.

둘째는 위탁 보관 방식입니다. 일정 비용을 지불하고 전문 기록 보관 업체에 위탁하는 방법으로, 폐업 후 장기적으로 보관하기 어려운 1인 의원, 소규모 병원에서 자주 선택합니다. 이 경우에도 의료기관은 위탁업체에 모든 책임을 전가할 수 없으며, 법적 보관 책임은 여전히 병원 운영자에게 있습니다.

의무기록 보관 방식을 결정한 후에는 관할 보건소에 관련 내용을 반드시 신고해야 합니다. 폐업신고서와 함께 제출해야 할 주요 서류는 다음과 같습니다.

• 의무기록 보관 계획서 (보관 방식, 장소, 기간 명시)
• 보관 책임자 지정서
• 위탁 계약서 사본 (해당 시)
• 보관 장소 사진 또는 위치도

보건소는 이 서류를 바탕으로 폐업 후에도 환자 기록 열람이 가능하다는 점을 확인한 후 폐업 절차를 승인하게 됩니다. 만약 신고 없이 기록을 방치하거나, 계획서와 실제 보관 방식이 상이할 경우 폐업 절차가 지연되거나 행정처분 대상이 될 수 있습니다.

 

위반 시 처벌 및 실무 유의사항

의무기록을 보관하지 않거나, 허위 신고하거나, 열람 요청에 응하지 못할 경우 법적 처벌이 뒤따릅니다. 의료법 제89조는 이를 위반할 경우 300만 원 이하의 과태료를 부과할 수 있도록 규정하고 있으며, 기록을 고의로 폐기하거나 외부로 유출한 경우 1년 이하의 징역 또는 1,000만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.

실제 사례를 보면, 폐업 당시 진료기록을 아무 조치 없이 파쇄하거나, EMR 백업 없이 시스템을 종료한 후 데이터가 모두 소실된 경우가 종종 있습니다. 이런 경우 폐업 수개월, 심지어 수년 후 환자 또는 보험사로부터 기록 요청이 들어왔을 때 대응할 수 없게 되며, 민원과 행정조치, 심지어 의료인 자격정지까지 이어질 수 있습니다.

이러한 문제를 예방하려면 사전에 다음과 같은 사항을 반드시 준비해야 합니다.

1. 보존 대상 의무기록을 정리해 리스트화
2. 전자차트 데이터는 환자별로 PDF 출력 또는 파일 백업
3. 보관 장소 확보 및 책임자 지정
4. 보건소에 서류 신고 및 확인 절차 마무리
5. 폐업 이후 환자 요청 대응 프로세스 준비 (열람 응대 가능 연락처 등)

기록 보관은 단순히 행정상의 절차가 아니라, 환자의 권리를 보호하고 의료기관의 신뢰를 유지하는 의료인의 마지막 책임임을 잊지 말아야 합니다.

 

 

병원 폐업은 의료기관 운영의 마무리이자 의료인으로서의 책임을 정리하는 중요한 시점입니다. 특히 환자의 의무기록은 병원이 사라지더라도 계속해서 보호되고 보관되어야 할 소중한 정보입니다.

폐업을 준비 중이라면 진료기록 정리부터 전자차트 백업, 보관계획 수립, 보건소 신고까지 하나하나 점검해나가야 합니다. 모든 절차를 명확히 이행하고, 기록을 안전하게 보관함으로써 의료법 위반 없이, 환자와의 신뢰를 지키는 마무리를 완성하시길 바랍니다.

진료는 끝났어도 책임은 끝나지 않았습니다. 기록을 지키는 일이 곧 의료인의 마지막 소명입니다.