의무 기록 보관 및 처리 기간 총 정리: 2년, 5년, 10년 기준

의료기관에서 작성되는 모든 의무기록은 단순한 진료 기록 그 이상입니다. 환자의 건강 정보가 집약된 민감한 문서이자, 의료인의 처치와 판단을 보여주는 법적 자료이기도 합니다. 특히 의료기관이 폐업하거나, 환자 요청에 따라 기록 열람이나 사본 발급이 필요한 상황이 발생했을 때, 의무기록의 보존기간을 정확히 이해하고 관리하고 있는지는 곧 의료기관의 법적 신뢰도와 직결됩니다.

하지만 실무에서는 여전히 많은 병의원에서 보존기간에 대한 개념이 모호하게 인식되고 있습니다. “몇 년 동안 어떤 기록을 남겨야 하지?”, “기록마다 기간이 다른가?”, “전자차트도 보관해야 하나?”, “폐업하면 기록은 파기해도 되나?” 등의 질문이 반복되는 이유입니다.

이 글에서는 의무기록의 보존기간을 정확하게 구분하여 이해하고, 2년, 5년, 10년 각각의 기준과 해당되는 문서 종류, 계산 방식, 실무상의 주의사항까지 총정리해드립니다. 의료기관 종사자, 행정직원, 폐업 준비 중인 원장님 모두에게 유익한 실무 가이드가 될 것입니다.

왜 의무기록 보존기간이 중요한가?

의무기록은 환자의 치료 과정과 건강 상태를 증명하는 핵심 자료입니다. 진료의 연속성을 확보하거나, 의료사고나 보험 분쟁이 발생했을 때 이 기록은 매우 중요한 법적 증거로 사용될 수 있습니다.

또한 의료법 제22조와 시행규칙 제15조에 따라 의무기록은 정해진 기간 동안 보존해야 할 법적 의무가 있으며, 이를 이행하지 않으면 과태료 또는 형사처벌까지 받을 수 있습니다.

특히 폐업 시점에서도 보존기간이 남아 있는 기록은 반드시 정해진 기간까지 안전하게 보관해야 합니다. 기록을 임의로 폐기하거나 방치할 경우, 환자의 권리 침해로 이어질 수 있으며 의료기관은 행정처분, 민원 발생, 손해배상 등 다양한 불이익을 감수해야 합니다.

따라서 기록을 남기는 것만큼이나, 그 기록을 언제까지, 어떻게 보관할 것인가에 대한 기준을 명확히 아는 것이 의료기관 운영의 기본이라고 할 수 있습니다.

보존기간 2년, 5년, 10년 기록 구체적으로 살펴보기

의무기록의 보존기간은 의료기록의 성격과 중요도에 따라 차등적으로 구분됩니다. 2년, 5년, 10년의 기준은 의료법 시행규칙 제15조에서 구체적으로 규정하고 있으며, 그 내용은 다음과 같습니다.

 

① 10년 보존 대상

• 진료기록부
• 간호기록지
• 수술기록지
• 마취기록지

이들은 환자의 치료 과정 전반을 아우르는 핵심 문서로, 의료행위의 적정성을 입증할 수 있는 1차적 자료입니다. 대부분의 진료 관련 분쟁이나 민원도 이 문서들을 통해 해결됩니다.

 

② 5년 보존 대상

• 방사선 사진
• 방사선 진단 소견서
• 그 밖의 영상의학적 자료

CT, MRI, 초음파, X-ray 등 의료영상 자료는 용량이 크고 보관이 까다로울 수 있지만, 법적으로는 5년간 의무 보존 대상입니다. 해당 영상 외에도 의사가 작성한 진단 소견서도 함께 포함됩니다.

 

③ 2년 보존 대상

• 처방전
• 조제기록지

환자에게 처방된 약물 내용과 그 조제 내역은 비교적 짧은 기간만 보존됩니다. 하지만 이는 약물 오남용이나 투약 오류 문제 발생 시 법적 책임을 판단할 수 있는 자료이므로, 2년간은 반드시 보관해야 합니다.

 

 주의사항
모든 기록은 보존 기간 이후 자의적으로 폐기할 수 있지만, 그 이전에 폐기하거나 유출할 경우 과태료 및 형사처벌 대상이 됩니다. 폐기 시에는 보건소나 전문 업체를 통한 안전한 폐기 절차를 밟아야 하며, 기록별로 폐기일을 명확히 구분해 관리하는 것이 바람직합니다.

 보존기간 기준일은 언제부터 계산될까?

의무기록 보존기간을 정확히 이해하려면 ‘기간을 언제부터 계산하느냐’를 명확히 알아야 합니다. 많은 병의원에서 “병원 폐업일”이나 “기록 작성일”을 기준으로 보존기간을 계산하는 오류를 범하지만, 이는 잘못된 방식입니다.

의료법상 보존기간의 기준일은 환자의 ‘최종 진료일’입니다. 즉, 기록이 생성된 날짜가 아닌, 환자가 병원을 마지막으로 이용한 날짜를 기준으로 계산합니다. 예를 들어,

• 2016년 3월 1일 최종 진료를 받은 환자의 진료기록부는 2026년 2월 28일까지 보관
• 같은 환자의 방사선 사진은 2021년 2월 28일까지
• 처방전은 2018년 2월 28일까지 보관

만약 병원이 2023년에 폐업하더라도 이 기록들의 보관 기간이 남아 있다면, 폐업 후에도 해당 기간만큼 기록을 계속 보관해야 하는 책임이 존재합니다. 이를 소홀히 할 경우, 보건소 민원, 환자 요청 대응 실패, 과태료 부과 등의 법적 리스크가 발생할 수 있습니다.

따라서 보존기간 관리의 핵심은 기록의 종류별 분류와 환자별 최종 진료일 파악입니다. 정기적으로 기록의 보존 기한을 점검하고, 폐기 예정일을 미리 관리하는 시스템을 마련하는 것이 매우 중요합니다.

 

보존기간 관리 실무 팁과 자주 하는 실수

현장에서는 바쁜 진료나 행정 업무에 치여 의무기록 보관관리가 뒷전으로 밀리는 경우가 많습니다. 다음은 실무에서 자주 발생하는 실수와 그에 대한 대처 팁입니다.

 

① 실수: 모든 기록을 하나로 묶어 동일 기간 보관
▶ 팁: 기록 종류별로 ‘분류’해서 보관하세요. 진료기록부, 방사선 사진, 처방전 등은 보존 기간이 다르므로, 한꺼번에 묶어 버릴 경우 과태료 대상이 됩니다.

② 실수: 폐업일을 기준으로 보존기간 계산
▶ 팁: 반드시 환자 ‘최종 진료일’을 기준으로 계산해야 합니다. 폐업일은 기준이 아닙니다.

③ 실수: 전자차트 데이터 백업 없이 계약 종료
▶ 팁: EMR 업체와 계약이 종료되면 서버에서 데이터가 삭제될 수 있습니다. 외장하드, USB, 클라우드 등에 반드시 전체 백업을 진행하세요. 환자별 요약(PDF)로 따로 보관하면 더욱 안전합니다.

④ 실수: 기록 열람 요청 시 응답하지 못함
▶ 팁: 보존 기간 내에는 환자가 진료기록 열람 및 사본 발급을 요청할 수 있으며, 이에 응하지 않으면 민원 및 소송이 발생할 수 있습니다. 폐업 후에도 연락 가능한 기록 관리 책임자를 지정하세요.

의무기록은 단순히 “잘 보관한다”가 아니라, 기록별 기준을 정확히 지키고, 필요한 시점에 응답할 수 있어야 한다는 것이 중요합니다. 이를 위해 병원 내에서 연간 또는 분기별로 보존 기록 정리 작업을 시행하는 것이 가장 효과적입니다.

의무기록 보존기간을 정확히 이해하고 준수하는 일은, 단순한 행정 작업이 아니라 의료기관의 신뢰와 책임을 증명하는 중요한 요소입니다.

 

 

기록을 남기는 것도 중요하지만, 어떻게 관리하고, 언제까지 보관하며, 어떤 방식으로 폐기하느냐에 따라 병원은 법적 분쟁을 예방하고, 환자의 신뢰를 끝까지 유지할 수 있습니다.

특히 폐업을 고려 중이거나, 최근 환자 민원 대응에 어려움을 겪고 있는 의료기관이라면 지금 이 순간이 바로 보존기간 점검을 시작할 타이밍입니다. 기록별 보존 기한을 재정비하고, 보관 방식과 열람 대응 체계를 다시 세워두는 것이야말로 의료기관의 안전장치가 되어줄 것입니다.

오늘 정리한 2년, 5년, 10년 보존 기준을 바탕으로, 귀하의 의료기관이 기록 관리에 있어 한층 더 신뢰받는 기관으로 거듭나길 바랍니다.