폐업병원 의무기록 보관 및 처리 위탁 시 고려할 점

의료기관이 폐업을 앞두고 있다면 다양한 행정 절차에 대한 준비가 필요합니다. 그 중에서도 많은 의료기관이 마지막까지 놓치기 쉬운 항목이 바로 의무기록의 보관 및 처리입니다. 의무기록은 단순한 내부 문서가 아니라 환자의 건강 정보가 담긴 민감한 자료이며, 의료법에 따라 일정 기간 동안 반드시 보관해야 하는 법적 의무가 있습니다.

특히 1인 운영 의원이나 규모가 작은 병원일수록 자체적으로 공간을 확보하고 기록을 직접 관리하기 어려운 경우가 많습니다. 이런 상황에서 많이 선택하는 방식이 바로 의무기록 위탁 보관입니다. 위탁 보관은 전문 업체에 일정 비용을 지불하고 기록을 안전하게 맡기는 방식으로, 효율성과 안정성 측면에서 실무상 널리 활용됩니다.

하지만 위탁 보관은 모든 책임이 업체로 이전되는 것이 아닙니다. 보관 장소나 보안에 문제가 생겼을 때, 법적 책임은 여전히 병원 운영자에게 귀속됩니다. 따라서 단순히 편하다는 이유만으로 업체를 선택하거나 절차 없이 맡기면, 오히려 큰 법적 리스크를 초래할 수 있습니다. 이번 글에서는 폐업한 병원이 의무기록을 위탁 보관할 때 반드시 고려해야 할 핵심 사항들을 상세히 소개합니다.

 

의무기록 위탁 보관 및 처리의 개념과 법적 전제

‘의무기록 위탁 보관’이란 의료기관이 직접 기록을 보관하지 않고, 외부의 전문 업체(문서보관소, 기록관리회사, 의료정보 전산 업체 등)에 위탁하여 일정 기간 동안 안전하게 보관하도록 하는 방식입니다.

이는 의료법에서 금지하고 있는 방식이 아니며, 현실적으로도 소규모 병·의원에서는 매우 보편적으로 활용되고 있습니다. 하지만 법적으로 의무기록 보관 책임은 위탁을 하더라도 병원 운영자에게 존재한다는 점을 명확히 인지해야 합니다.

즉, 기록이 분실되거나 유출될 경우, 단순히 “업체 잘못”이라고 주장할 수는 없습니다. 환자가 피해를 입었다면 민사적 책임이 따르고, 보건소 조사에서는 관리 소홀로 인한 과태료가 부과될 수 있으며, 심할 경우 의료인 자격 정지 같은 행정처분까지 이어질 수 있습니다.

따라서 위탁 보관을 하기로 결정했다면, 단순 계약을 넘어서 보안성, 접근성, 관리 체계, 계약서 조항, 보건소 신고 내용까지 모두 꼼꼼하게 따져보아야 합니다.

 

의무기록 위탁 보관 및 처리의 장점과 활용 가능성

위탁 보관은 직접 보관의 여러 가지 현실적 문제를 해결해준다는 점에서 큰 장점이 있습니다.

가장 큰 이점은 보관 공간 및 관리 인력 확보의 부담이 없다는 점입니다. 폐업 후 자택이나 사무실에 보관 공간을 따로 마련하기 어려운 경우, 전문 업체에 맡기면 물리적인 공간 문제를 해소할 수 있습니다.

두 번째로, 보안 및 온습도 관리가 체계적이라는 점도 강점입니다. 많은 위탁 업체는 방화·방습 설비, 출입 통제, CCTV, 데이터 암호화 시스템 등을 갖추고 있어 기록 유실 및 훼손 가능성을 줄일 수 있습니다.

세 번째는 열람 요청에 대한 대응이 신속하다는 것입니다. 일부 업체는 요청이 들어오면 기록을 전자문서로 스캔하여 즉시 전송해주는 시스템을 운영하기도 하며, 사본 발급 서비스도 지원합니다.

마지막으로, 보건소 신고 절차와 기록 폐기 기한 관리 등도 지원하는 업체도 있어, 행정 부담을 줄일 수 있다는 점에서 실무적으로 매우 유용합니다.

 

의무기록 위탁 보관 및 처리 시 반드시 고려해야 할 5가지 핵심

의무기록을 위탁 보관하기로 결정했다면 다음 다섯 가지 요소를 반드시 체크해야 합니다.

 

1. 업체의 자격과 보안 시스템

• 보관 업체가 의료정보 보관에 대한 경험이 있는지 확인
• 보안 인증서(ISMS, ISO27001 등) 보유 여부
• 문서 전용 보관 창고 유무 및 방화·방습 시설 여부
• 전자기록 백업 시스템 및 암호화 조치 확인

2. 계약서 내용의 명확성

• 보관 기간, 보관 장소, 보관 대상 문서 종류 명시
• 열람 요청 시 대응 절차 및 시간
• 데이터 유실 또는 유출 시 손해배상 조항 포함 여부
• 계약 해지 시 자료 반환 또는 안전 폐기 절차 확인

3. 비용 구조의 투명성

• 보관료, 열람·스캔 서비스 이용 시 추가 비용 여부 확인
• 보관 연장 시 비용 증가율, 폐기 비용 포함 여부 등 확인

4. 보건소 제출용 문서 준비

• 위탁 보관 시 반드시 보건소에 보관계획서 + 위탁계약서 사본 제출
• 보관 장소 주소, 보관 책임자, 연락처를 정확히 기재해야 하며, 신고 내용과 실제 계약 내용이 불일치하면 과태료 부과 가능

5. 위탁 이후의 관리 지속성

• 폐업 이후에도 연락 가능한 책임자(운영자 본인 또는 행정대리인) 지정
• 환자 요청 대응 기록 유지(열람 요청일, 응답일, 제공 방식 등)
• 연 1회 이상 보관 상태 점검 및 업체 점검 권장

실제 위탁 사례에서 발생한 문제와 예방 팁

 실제 현장에서는 위탁 보관 과정에서 다음과 같은 문제가 종종 발생합니다. 이를 미리 파악하고 예방한다면 위탁 보관을 보다 안정적으로 운영할 수 있습니다.

사례 1: 계약서 없이 비공식 위탁 → 민원 시 책임 소재 불명확
한 병원은 평소 거래하던 업체에 의무기록을 맡겼으나 계약서를 쓰지 않았습니다. 이후 환자가 기록 열람을 요청했지만, 업체와 연락이 되지 않아 기록 제공에 실패했고 보건소 민원으로 이어져 300만 원의 과태료가 부과됐습니다. → 예방: 계약서 필수, 업체 정보 및 담당자 연락처 정확히 기재

사례 2: 업체 파산 또는 폐업 → 기록 유실
위탁 보관을 맡긴 업체가 도중에 폐업하면서 기록을 분실했습니다. 병원 운영자는 아무런 보상을 받지 못했고, 일부 환자들이 진료기록이 없어 보험금 청구에 실패하면서 민사소송이 제기됐습니다. → 예방: 업체 신용도 확인, 2중 백업 권장

사례 3: 열람 요청 응답 지연 → 환자 불만 및 신고
위탁 업체에 기록 열람을 요청했지만 사본 발급에 2주 이상 걸려 환자가 불만을 제기하고 보건소에 신고했습니다. 보건소는 병원 측에 관리 부주의로 경고 처분을 내렸습니다. → 예방: 열람 요청 응답 기간 계약서에 명시, 책임자 연락체계 유지

 

 

 폐업 후 의무기록을 직접 보관하기 어려운 상황이라면 위탁 보관은 매우 유용한 선택입니다. 비용은 들지만, 보안성과 관리 체계 측면에서 현실적인 대안이 될 수 있습니다. 그러나 이것이 곧 의료인의 책임을 면제해주는 것은 아닙니다. 위탁 보관 역시 의료기관의 책임 아래 이루어지는 위임 행위이며, 보관 실패 시 최종 책임은 병원 운영자에게 있습니다.

따라서 위탁을 선택할 때는 업체의 신뢰도, 계약서 조항, 보건소 신고 내용까지 철저히 점검해야 하며, 폐업 이후에도 지속적으로 응답 가능한 체계를 유지해야 합니다. 단순히 맡긴다고 끝나는 일이 아니라, 지속적 관리와 법적 책임 의식이 병행되어야 안전한 기록 보관이 가능합니다.

의무기록은 단순한 문서가 아닌, 환자와 병원이 공유한 신뢰의 결과물입니다. 폐업 이후에도 그 신뢰를 지키는 것이 바로 의료기관의 마지막 책임입니다.