폐업병원 의무기록 보관 장소, 법적 요건과 실제 사례 안전한 보관 기준

의료기관이 폐업하거나 진료기록의 장기 보존이 필요할 때, 가장 먼저 고려해야 할 요소는 바로 ‘어디에 보관할 것인가’입니다. 단순히 창고 공간이 있다고 해서 아무 곳에나 보관할 수는 없습니다. 환자의 진료정보는 민감한 개인정보이자 의료법에 의해 철저히 관리되어야 하는 자료이기 때문입니다. 특히 폐업 후 의무기록을 직접 또는 위탁하여 보관할 때는 보관 장소가 법적 기준을 충족해야 하며, 실제 사례들을 보면 이를 소홀히 했을 때 발생하는 문제들이 적지 않습니다.

이번 글에서는 의무기록 보관 장소의 법적 요건, 그리고 실제 의료기관들이 선택한 보관 장소 사례를 중심으로, 안전하고 합법적인 보관 방안을 소개합니다.

 

폐업병원 의무기록 보관 장소, 법적 요건은 무엇일까?

의무기록은 의료법 제22조 및 개인정보보호법, 전자서명법 등의 적용을 받으며, 보관 장소에 대한 명확한 요건도 법령과 지침을 통해 제시되어 있습니다. 기본적으로 보관 장소는 다음과 같은 조건을 갖추어야 합니다.

1. 출입 통제 및 잠금장치 확보: 외부인의 접근이 통제되어야 하며, 출입기록 관리가 가능해야 합니다. 일반 창고가 아닌 전용 문서보관실 형태가 요구됩니다.
2. 화재 및 침수에 대한 안전 대책: 의무기록은 장기간 보존되므로, 화재감지기, 소화기, 제습기, 방수설비 등 기본적인 재해 예방 시설이 갖추어져야 합니다.
3. 온도 및 습도 유지: 종이 기록은 18도 습도 60% 유지가 이상적이며, 전자기록의 경우 서버실 내 냉각시스템과 UPS 장비가 필요합니다.
4. 정보보호 대책: 전자기록 보관 시엔 접근 제한, 암호화 저장, 주기적 백업, 보안 프로그램 설치가 필수입니다. 종이기록도 CCTV, 알람 등 보안 시스템이 함께 작동되어야 합니다.
5. 폐기 전까지 원본 보존: 스캔 후 폐기하는 방식은 불허되며, 정해진 보존기간 동안 원본을 그대로 보존할 수 있어야 합니다.

이 외에도, 위탁 보관 시에는 보관기관의 자격, 보관 형태(종이/전자), 정보보호 관리 수준, 소유자 확인 체계 등도 함께 점검되어야 하며, 보건복지부 고시 기준을 따르는 것이 안전합니다.

 

폐업병원 의무기록 종이 기록 보관 장소의 실제 사례

의무기록이 종이 형태로 남아 있는 경우는 아직도 상당히 많습니다. 폐업한 병·의원이나 오래된 기록을 보유한 종합병원에서 주로 나타나는 상황인데, 이 경우 전용 문서보관실 또는 전문 기록관리업체에 위탁하는 방식이 일반적입니다.

직접 보관 사례

서울의 한 개인정형외과의원은 폐업 후 의무기록을 자택 인근의 창고형 공간을 임차해 직접 보관했습니다. 해당 공간은 출입 통제가 가능하고, 기록 전용 선반과 제습기, 소화기를 설치하여 최소한의 요건을 갖추었습니다. 그러나 주택가에 위치한 탓에 환자 요청 시 응대가 지연되거나, 한파·장마철에는 기록 훼손 우려가 있다는 문제가 있었습니다. 결국 위탁보관으로 전환하게 되었고, 비용은 연간 약 120만 원 수준이었습니다.

위탁 보관 사례

반면 대전의 한 폐업한 산부인과 의원은 의무기록 30박스를 전문 기록관리회사에 위탁하였습니다. 업체는 출입 통제, CCTV, 방재설비, 온습도 관리 시스템을 갖춘 전용 보관소를 운영하고 있었고, 월 보관료는 박스당 5,000원 수준이었습니다. 이 경우 계약서를 통해 관리 책임, 접근 절차, 환자 요청 처리 프로토콜까지 명확히 설정해두어 안전성이 높았습니다.

종이기록의 경우 열악한 장소에 보관할 경우 곰팡이, 해충, 열화 현상으로 기록이 손상될 수 있으며, 환자의 정보유출 사고로 이어질 수 있습니다. 따라서 아무리 직접 보관을 선택하더라도, 최소한의 물리적·환경적 기준을 갖춘 장소를 선택하는 것이 중요합니다.

폐업병원 전자기록(EMR) 보관 장소의 실제 운영 사례

EMR(전자차트)을 사용하는 의료기관은 보관 방식 자체가 다릅니다. 서버 기반의 데이터 저장이 일반적이며, 폐업 후에는 해당 데이터를 외장 저장장치나 클라우드, 또는 전문 서버보관기관에 이전하는 방식으로 진행됩니다.

자체 서버 백업 사례

경남의 한 소아청소년과 의원은 폐업 당시 EMR 업체로부터 진료기록 데이터를 USB 외장하드로 백업받아 자택 금고에 보관 중입니다. 저장용량은 약 3GB로 비교적 적었으나, 암호화되지 않은 상태로 저장되었고, 1년 뒤 외장하드가 인식되지 않는 문제가 발생했습니다. 결국 재발급이 어려워지는 상황까지 번졌고, 환자 민원이 발생했습니다.

클라우드 보관 위탁 사례

반면 인천의 한 폐업 산부인과는 EMR 제공업체가 운영하는 ‘의무기록 전용 클라우드 보관 서비스’를 이용했습니다. 환자가 요청 시 병원이 아닌 업체를 통해 직접 열람·출력이 가능하도록 구축되었고, 데이터는 이중 백업 및 SSL 암호화가 적용되어 보안 수준도 높았습니다. 월 이용료는 약 3만 원, 환자당 열람 요청 시 소액 수수료가 부과되었습니다.

전자기록의 경우 단순 저장만으로는 법적 기준을 충족하기 어렵습니다. 암호화, 접근통제, 로그관리, 백업 이력 관리가 필수이기 때문에, IT 보안 인프라가 없는 병원은 직접 보관보다 위탁 보관이 현실적으로 안전합니다.

폐업병원 의무기록 위법 사례와 보건소 지도점검 결과

 실제 보건소의 폐업 병·의원 지도점검에서 위법 사례가 종종 발견됩니다. 그중 상당수는 보관 장소의 부적절성 또는 기록 접근성 부족과 관련된 내용입니다.

대표 위법 사례

• 건물 철거 전 의무기록 미이전: 경기 모 의원은 폐업 후 건물을 철거하며, 의무기록을 제대로 이전하지 않아 기록 전부가 파기된 사례가 있었습니다. 보건소는 의료법 위반으로 고발 조치했고, 민원 발생 시 환자 측 손해배상 청구도 가능해지는 사안이었습니다.
• 기록 분실 및 유출: 부산의 한 폐업 정신건강의학과는 의무기록 일부를 관리부실로 분실했으며, 이 중 일부는 길거리 쓰레기 더미에서 발견되었습니다. 이 경우 개인정보보호법 위반으로 과태료와 형사고발이 이루어졌습니다.

이러한 사례는 ‘보관 장소의 중요성’을 단적으로 보여줍니다. 병원 입장에서는 "잘 싸두었으니 끝"이라고 생각할 수 있지만, 법적으로는 “보안·안전한 장소에, 접근이 가능하며, 법정 보존기간 동안 온전히 유지되는 상태”여야만 ‘보관’으로 인정됩니다.

 

의무기록 보관 장소는 단순히 종이상자를 넣어두는 창고, 외장하드 한 개의 문제로 끝나지 않습니다. 보관 장소는 법적 요건을 충족해야 하며, 환자의 권리 보호, 의료기관의 법적 책임, 민원 대응의 실질적인 기반이 됩니다. 실제 사례에서도 보듯, 부주의하게 보관한 결과로 의료기관이 소송에 휘말리거나, 환자에게 불신을 사는 일이 적지 않습니다.

의무기록 보관은 ‘서류 보존’이 아니라, 정보 보호와 환자 신뢰의 연장선입니다. 폐업 또는 장기 보관이 필요한 의료기관이라면, 실제 사례를 참고하여 자신에게 가장 적합하고, 법적 기준을 충족하는 보관 장소를 신중하게 선택해야 할 것입니다.