의료기관 폐업 시 의무기록 위탁 보관 계약서 작성 체크리스트 총정리

의료기관이 폐업을 결정할 경우, 마지막까지 신경 써야 할 중요한 업무 중 하나는 바로 환자의 진료기록 등 ‘의무기록’의 보관입니다. 의료법 제22조에 따르면 의료기관은 폐업 후에도 일정 기간 동안 의무기록을 보관해야 하며, 이 보관 업무는 직접 수행하거나 적절한 보관기관에 위탁할 수 있습니다. 그러나 위탁 보관은 단순한 저장 공간 임대와는 차원이 다릅니다. 환자의 민감한 정보가 담긴 자료를 타 기관에 맡기는 것이므로 법적 책임과 정보보호 측면에서 철저한 사전 점검이 필수입니다. 그중에서도 가장 중요한 것은 ‘위탁 보관 계약서’의 체결입니다.

이번 글에서는 위탁 보관 계약서 작성 시 반드시 확인해야 할 체크리스트를 항목별로 살펴보며, 의료기관이 안전하게 의무기록을 위탁 보관할 수 있도록 실질적인 가이드를 제공하고자 합니다.

의무기록 위탁 보관 기본 사항 명시: 계약 당사자와 위탁 범위

위탁 보관 계약서의 핵심은 계약 당사자 간의 권리와 책임을 명확히 규정하는 데 있습니다. 가장 먼저 확인해야 할 사항은 바로 계약 당사자의 정확한 정보입니다. 위탁자(폐업 의료기관)와 수탁자(보관업체)의 법인명, 대표자 이름, 주소, 사업자등록번호 등이 계약서에 명확히 기재되어야 하며, 양측 서명란에도 해당 정보가 동일하게 명시되어야 합니다.

이와 함께 반드시 명확히 해야 할 부분이 바로 위탁 범위의 구체적 명시입니다. 보관 대상이 되는 의무기록의 종류(예: 진료기록부, 수술기록지, 간호기록지 등), 자료의 형태(종이문서/전자파일/혼합 여부), 자료 수량(박스 수, 파일 수 등), 기록 연도별 구분 등의 정보가 정확히 포함되어야 합니다. 이를 통해 훗날 분쟁을 방지하고, 분실이나 누락에 대한 책임 소재를 명확히 할 수 있습니다.

 

의무기록 위탁 보관 및 접근 권한 설정: 정보보호 및 재발급 대응

의무기록 위탁 보관 계약에서 가장 민감한 영역은 바로 정보보호입니다. 보관업체가 적절한 보안 조치를 취하고 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 계약서에는 다음과 같은 내용이 반드시 포함되어야 합니다.

• 물리적 보안: 출입 통제 시스템, CCTV 설치, 소방시설 여부
• 정보 접근 제한: 수탁기관 내부에서 누가 어떤 절차로 기록에 접근 가능한지
• 개인정보 유출 방지조치: 자료 암호화 여부, 접근기록 저장 등
• 재해 복구 계획(DR): 화재나 자연재해 등 예기치 못한 사고 발생 시 자료 보호 대책

더불어, 환자가 기록 열람이나 사본 발급을 요청할 경우의 처리 절차도 명시해야 합니다. 위탁자인 의료기관이 요청을 받아 수탁기관에 전달하는 체계인지, 또는 수탁기관이 직접 응대하는지에 따라 프로세스와 책임이 달라집니다. 이 부분을 명확히 하지 않으면 환자 민원 발생 시 응대 책임이 불분명해지고, 위탁기관이 행정처분을 받을 수 있으므로 반드시 계약서 상에 구체적으로 기재해야 합니다.

 

의무기록 위탁 보관 계약 기간과 종료 시 처리방식

위탁 보관 계약은 의료기관 폐업일로부터 의무기록 보존기간까지 유지되어야 합니다. 따라서 계약 기간은 단순히 연단위가 아니라, **의무기록 보존 법정기간(2년, 5년, 10년 기준)**을 기반으로 설정되어야 합니다. 특히 가장 오래 보존해야 하는 기록(예: 진료기록부 – 10년 기준)을 기준으로 기간을 설정하는 것이 안전합니다.

계약 종료 시의 처리 방식도 매우 중요합니다. 수탁기관의 책임 하에 기록을 안전하게 폐기하는지, 아니면 위탁자에게 반환하는지를 미리 명시해 두어야 합니다. 특히 계약 해지 시점과 해지 통보 기한, 해지 사유, 사전 통지 의무 등을 포함시켜 예기치 않은 계약 종료에 대비해야 합니다.

또한 계약서에는 의무기록의 보존 종료 후 폐기 절차에 대한 규정도 포함되어야 합니다. 폐기 시 개인정보가 완전히 삭제되도록 문서 파쇄, 데이터 삭제 등의 방법이 명시되어야 하며, 폐기 확인서 발급 여부도 체크해야 할 사항입니다.

의무기록 위탁 보관 위약 조항 및 분쟁 해결 절차

계약에서 간과하기 쉬운 부분이 바로 위약 조항 및 분쟁 해결 절차입니다. 보관 도중 기록 분실, 훼손, 유출 등의 사고가 발생할 경우에 대비해 손해배상 범위 및 금액 산정 기준을 계약서에 명시해야 합니다. 예를 들어 "수탁자의 고의 또는 중대한 과실로 인한 손해 발생 시 민법 제750조에 따라 손해배상 청구 가능" 등의 조항이 이에 해당합니다.

또한 분쟁 발생 시 관할 법원 지정 및 **분쟁 해결 방식(조정, 중재 포함)**도 사전에 설정하는 것이 바람직합니다. 이를 통해 불필요한 소송을 방지하고 분쟁이 발생하더라도 원만하게 해결할 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.

그 외에도 다음 사항들을 체크리스트 형식으로 확인해보는 것이 좋습니다.

• 계약 이행 중 책임보험 가입 여부
• 수탁기관의 보관업 허가 및 관련 법규 준수 여부
• 계약 해지 시 기록 반출 방법 및 운송 비용 부담 주체
• 보관수수료 기준 및 정산 방식
• 기록 열람 요청 시 수수료 부과 여부 및 기준

이러한 체크리스트를 기준으로 계약서를 검토하고, 필요한 경우 법률 전문가의 검토를 받는 것이 이상적입니다.

 

의무기록은 단순한 서류가 아니라 환자의 치료 이력과 개인정보가 담긴 민감한 자료입니다. 의료기관이 폐업을 결정하더라도 의무기록의 보관 책임은 사라지지 않으며, 이를 위탁기관에 맡기는 것은 법적·윤리적 책임까지 이전하는 것이 아닙니다. 그렇기 때문에 위탁 보관 계약서는 단순한 서류가 아니라, 환자 권리 보호와 기관의 법적 리스크 최소화를 위한 방패 역할을 합니다.

위의 체크리스트를 바탕으로 하나하나 조항을 확인하고 계약을 체결한다면, 이후 발생할 수 있는 여러 행정적·법적 문제를 사전에 예방할 수 있습니다. 의료기관 폐업은 마지막 업무가 가장 중요하다는 말처럼, 위탁 보관 계약서 작성에 있어서도 신중하고 철저한 검토가 필요합니다. 단 한 줄의 문구가 수년 뒤 기관의 책임으로 돌아올 수 있다는 사실을 잊지 마시기 바랍니다.