의료기관 폐업 시 보건소에 제출하는 의무기록 보관계획서 작성법

의료기관이 폐업을 결정하면 행정적으로 처리해야 할 업무가 다양하지만, 그중에서도 반드시 누락 없이 준비해야 하는 서류가 있습니다. 바로 ‘의무기록 보관계획서’ 입니다. 이는 의료법 제22조 및 보건복지부 지침에 따라, 의료기관이 폐업한 후에도 환자의 진료기록을 적법하게 보관하겠다는 내용을 보건소에 공식적으로 보고하는 서류입니다.

보건소는 폐업신고 시 보관계획서 제출 여부를 반드시 확인하며, 서류가 미비하거나 불명확할 경우 반려되거나 폐업 처리 자체가 지연될 수 있습니다. 특히 최근에는 의료정보 보호에 대한 사회적 관심이 높아진 만큼, 보건소별로 서류 검토가 강화되는 추세입니다.

이번 글에서는 의무기록 보관계획서의 구성요소, 작성 시 유의사항, 보건소 제출 시 절차, 그리고 실제 예시 문안까지 꼼꼼히 정리해 드리겠습니다.

 

의료기관 폐업 시 의무기록 보관계획서란 무엇인가?

의무기록 보관계획서는 말 그대로, 의료기관이 폐업한 이후에도 의료법에 따라 진료기록부, 간호기록지, 수술기록지 등 각종 의무기록을 일정 기간(2년~10년) 동안 어떻게 보관할 것인지 구체적으로 계획을 수립하고, 이를 행정기관에 보고하는 문서입니다.

이 문서는 다음과 같은 목적을 갖습니다.

• 보건소의 행정 감독 근거자료 제공
• 환자 민원 발생 시 행정 대응 체계 확보
• 보관 책임자의 명확화 및 자료 접근 절차 정의
• 의무기록 유실·유출 예방 체계 마련

즉, 단순한 형식적인 문서가 아니라 환자의 권리를 보호하고, 의료기관의 법적 책임을 체계적으로 이행하기 위한 핵심 자료인 것입니다. 따라서 실제 내용을 담아 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다.

의료기관 폐업 시 의무기록 보관계획서 작성 시 필수 기재 항목과 서식 구성

보건소는 지역마다 제출서식을 다소 다르게 운영하고 있으나, 대체로 다음과 같은 구성으로 계획서 작성을 요구합니다. 직접 서식을 제공하지 않는 경우에는 자율 서식을 사용하되, 아래 항목을 모두 포함하는 것이 바람직합니다.

① 기본 정보

• 의료기관 명칭 (폐업 전 명칭 기준)
• 소재지 주소
• 대표자 성명 및 생년월일
• 진료과목
• 폐업 예정일
• 보건소 등록번호 (의료기관 신고번호)

② 보관 대상 의무기록

• 보관 자료의 종류 (예: 진료기록부, 수술기록지, 간호기록지 등)
• 총 보관 분량 (예: 박스 수, 전자파일 용량 등)
• 자료 형식 (종이/전자/혼합)
• 보존 기간별 구분 (2년, 5년, 10년 대상별 정리)

③ 보관 방법

• 직접 보관 vs 위탁 보관 여부
• 보관 장소 상세 주소 (직접 보관 시 자택/창고 위치 명시)
• 보관 장소의 보안 조치 (잠금장치, CCTV, 출입제한 등)
• 환경 조치 (제습, 화재감지기, 방충 등)

④ 보관 책임자 지정

• 성명, 연락처, 주소
• 보관자료 관리 담당자로서 환자 요청 시 대응 가능 여부 명시

⑤ 환자 요청 응대 계획

• 열람 및 사본 발급 요청 시 절차
• 환자 민원 발생 시 연락처 및 응대 방식

⑥ 기타

• 보관 장소 변경 시 즉시 보고할 의무사항
• 보관 종료 시 폐기 계획 (파쇄/삭제 방식 등)

위의 내용을 A4 1~2장 분량으로 구성하여 제출하는 것이 일반적입니다. 보건소에 따라 한글파일 서식을 요구하거나, 자필 서명된 인쇄본을 제출하도록 요구할 수 있으므로, 담당자 확인이 선행되어야 합니다.

의료기관 폐업 시 의무기록 보관계획서 실제 사례를 바탕으로 한 작성 요령

의무기록 보관계획서를 쓸 때 가장 중요한 것은 형식보다도 구체성입니다. 단순히 ‘의무기록을 보관하겠습니다’ 식의 선언이 아니라, 어떻게, 어디에, 누가, 얼마나, 언제까지 보관할지를 상세히 기술해야 보건소에서 행정적으로 수리됩니다.

[예시] 직접 보관 시 작성 예

보관 방법: 폐업 후 진료기록부(2007~2024년 진료기록)를 포함한 종이기록 총 12박스를 서울시 강서구 ○○로 45-6 2층 창고에 보관할 예정입니다. 해당 장소는 일반인 출입이 불가능하며, 출입문 이중 잠금장치 및 CCTV가 설치되어 있습니다. 기록은 선반에 상온 보관되며, 제습기와 소화기를 설치해 환경관리를 하고 있습니다. 보관 책임자는 본인의 배우자 ○○○(연락처 010-1234-5678)이며, 환자 요청 시 열람 및 복사 발급 업무를 수행할 수 있습니다.

 

[예시] 위탁 보관 시 작성 예

보관 방법: 폐업일인 2025년 8월 1일 이후 의무기록(전자차트 포함)은 전문 보관기관 ㈜메디기록센터(경기도 수원시 권선구 ○○로 99)에 위탁하여 보관합니다. 위탁기관은 의료기록 전문 보관시설로 출입통제, 온습도 관리, 문서 보안 조치를 갖추고 있으며, 환자 요청 시 재발급 대응이 가능한 시스템을 운영 중입니다. 보관 책임자는 ㈜메디기록센터 김○○ 대리(직통번호 02-123-4567)이며, 의료기관 대표자인 본인이 1차 연락을 받은 후 위탁기관에 요청하여 처리할 예정입니다.

의료기관 폐업 시 의무기록 보관계획서 제출 절차와 유의사항

의무기록 보관계획서는 대개 폐업 신고서류와 함께 일괄 제출되며, 제출 전 보건소의 민원실 또는 의약팀에 문의하여 최신 제출 양식 또는 요구사항을 확인하는 것이 좋습니다.

• 직접 보관 시 ‘보관 장소 사진’을 요구하는 보건소도 있음 (문서 선반, 잠금장치 등)
• 위탁 보관 시 ‘계약서 사본’을 함께 첨부 요구하는 사례 있음
• 보관 책임자의 자필 서명 또는 동의 확인서가 필요한 경우도 있음
• 폐업 신고일 기준 1개월 이상 보관계획이 불명확할 경우 행정지연 또는 반려 가능

보관계획은 추후 환자 민원이 발생하거나, 기록 열람 요청이 있을 때 가장 먼저 확인되는 문서이므로, 가능한 한 실제 상황과 동일하게, 거짓 없이, 책임소재가 분명하게 작성하는 것이 중요합니다.

 

의무기록 보관계획서는 단순한 행정문서처럼 보이지만, 사실상 의료기관이 폐업 이후에도 환자의 권리를 보호하고, 법적 책임을 이행하겠다는 공식 선언서입니다. 형식적인 문구보다 중요한 것은 구체적인 계획, 실제 장소와 대응 가능성, 그리고 환자 민원 대응 절차입니다.

보건소는 이 서류를 통해 의료기관의 신뢰도를 평가하고, 폐업 이후 환자 권리가 침해되지 않도록 관리하고자 합니다. 따라서 ‘적당히’ 작성하는 것이 아니라, 보관 장소를 실제 방문해 사진을 찍고, 책임자와 협의하며, 서류를 보완해가는 과정이 필요합니다.

정확하고 명확한 보관계획서를 작성함으로써 폐업 절차를 원활하게 마무리하고, 향후 법적·행정적 리스크도 최소화할 수 있습니다. 이 글이 의료기관 운영자분들께 실질적인 도움이 되기를 바랍니다.