의료기관 폐업 이후, 의무기록을 분실했다면 어떻게 해야 할까?

의료기관 폐업은 행정적인 절차만으로 끝나는 일이 아닙니다. 가장 중요한 의무 중 하나는 바로 환자의 진료기록을 법정 보존기간 동안 안전하게 보관하는 것입니다. 하지만 현실에서는 이 과정에서 기록이 누락되거나 훼손되는 사례도 종종 발생합니다.

특히 폐업 이후 수년이 지난 시점에서 환자나 유족, 보험사 등에서 진료기록 열람을 요청했을 때 기록이 분실되었다는 사실을 인지하게 되는 경우, 폐업 병원은 상당한 법적·도덕적 부담을 안게 됩니다. 진료기록은 환자의 권리와 직결되는 민감정보이며, 의료인의 신뢰와 직결되는 핵심 요소이기 때문입니다.

이번 글에서는 폐업 병원이 환자기록을 분실했을 때 어떻게 대응해야 하는지, 법적 의무와 실무적 대응책은 무엇인지 구체적으로 살펴보겠습니다.

의무기록 분실의 법적 책임: 의료법과 개인정보보호법의 이중 위반

의료기관은 폐업하더라도 「의료법」 제22조에 따라 진료기록을 반드시 일정기간 보존해야 하며, 이를 위반하면 과태료는 물론, 민사소송 및 형사처벌로 이어질 수 있습니다.

진료기록 분실은 두 가지 측면에서 법적 책임을 초래할 수 있습니다:

1. 의료법 위반 – 정당한 보관 의무 불이행 시 보건소로부터 1,000만원 이하의 과태료가 부과될 수 있음
2. 개인정보보호법 위반 – 환자 개인정보를 적절히 보호하지 못한 경우, 형사처벌 또는 손해배상 책임 발생 가능

또한, 환자가 기록 분실로 인해 보험금 청구 지연, 치료 연계 불가, 법적 분쟁 대응 실패 등 피해를 입었다면, 민사상 손해배상을 청구할 수 있으며, 이 경우 의료기관 개설자(또는 보관책임자)는 상당한 배상 책임을 질 수 있습니다.

이러한 법적 위험은 기록 분실의 원인이 단순 실수인지, 고의 또는 중대한 과실인지에 따라 정도가 달라지며, 사후 조치의 진정성도 중요한 판단 요소로 작용합니다.

의무기록 분실 확인 시 초기 대응 절차

진료기록 분실 사실을 인지했을 때는 즉각적인 초기 대응이 중요합니다. 분실 사실을 알고도 방치하거나 늦게 대응할 경우, 책임이 더욱 무겁게 평가될 수 있기 때문입니다.

다음은 권장되는 초기 대응 절차입니다:

1. 분실 경위 조사 및 사실 확인
   • 분실 시점, 장소, 경과, 관련자 기록 등 정리
   • 내부 문서(보관계획서, 인수인계서, 위탁계약서 등) 확인
2. 보건소에 보고 및 자진 신고
   • 해당 보건소 민원실 또는 의약관리과에 전화 후, 관련 보고서 제출
   • 자진신고 시 행정처분이 감경되거나 지도·권고로 마무리될 수 있음
3. 환자에게 신속히 알림
   • 요청자가 존재할 경우, 유선 및 서면으로 분실 사실 설명
   • 진료기록 분실로 인해 불이익이 최소화될 수 있도록 대안 제시
4. 내부 자료 또는 보조자료 조사
   • 청구자료(요양급여 청구서), 처방전 기록, 직원 증언 등으로 진료사실 보완 가능 여부 검토

이러한 조치를 가능한 한 빠르게 취해야만, 이후 발생할 수 있는 민원이나 법적 대응에서 ‘성실히 관리하려 했던 정황’을 증명할 수 있습니다.

보완 가능 자료 확보 및 환자 피해 최소화 방안

진료기록이 완전히 소실되었더라도 일부 정보는 다른 경로로 복원될 수 있습니다. 이를 통해 환자의 불편을 줄이고, 의료기관의 책임을 일부 경감할 수 있습니다.

대표적인 보완 자료는 다음과 같습니다:

• 요양급여 청구 자료: 국민건강보험공단에 요청하여 진료일자, 코드, 금액 등 일부 확인 가능
• 처방전 기록: 조제 약국을 통해 당시 처방 내역 조회 가능
• 보험 청구내역: 환자 또는 보험사 측 자료를 통해 진료 사실 유추 가능
• 직원 진술서: 당시 진료를 담당했던 의사나 간호사의 확인서를 통해 환자에게 참고자료 제공

이러한 대체자료는 ‘법적 진료기록’은 아니지만, 환자나 보험사 등 이해당사자에게 제공함으로써 의료기관의 선의와 책임감을 입증하는 수단이 될 수 있습니다.

또한, 진료기록 분실 사실을 공식적으로 안내한 공문 또는 회신서를 작성하여 환자에게 제공하고, 추후 문제 발생 시 의료기관이 신속히 대처했음을 증명하는 문서로 활용해야 합니다.

향후 유사 사고 예방을 위한 제도적 대비책

진료기록 분실은 대부분 폐업 전후의 정리 단계에서 발생합니다. 이를 방지하기 위해 다음과 같은 사전적 관리 방안을 마련해야 합니다:

1. 목록화 및 이중 백업 의무화
   • 종이 기록: 보존기한별 박스/폴더 정리 및 목록표 작성
   • 전자차트: 외장하드·클라우드 이중 저장, 비밀번호 보호 설정
2. 위탁보관 시 계약 조건 강화
   • 분실 시 손해배상 책임 포함
   • 열람 요청 대응 프로세스 명시
   • 실태점검, 보안설비 확인 후 위탁
3. 보건소 제출 자료의 철저한 보관
   • 보관계획서, 위탁계약서, 기록목록 등은 파일/출력물로 이중 보관
4. 폐업 시 안내문 및 연락처 고지 의무화
   • 홈페이지, 현판, 문자 등을 통해 사후 연락 가능한 책임자 정보 고지
   • 추후 열람 요청 대응에 유리한 증거 자료로 활용

한 번의 실수로 평생 쌓아온 의료인의 신뢰가 무너질 수 있습니다. 기록의 물리적 보관뿐 아니라, 책임감 있는 마무리 시스템이 무엇보다 중요합니다.

 

 진료기록 분실은 누구에게나 일어날 수 있는 실수입니다. 그러나 그 실수 이후에 어떻게 대응하느냐에 따라 의료기관에 대한 신뢰, 법적 책임, 환자 만족도가 달라집니다. 폐업했다고 해서 책임이 사라지는 것은 아닙니다. 오히려 폐업 후에도 기록 관리와 환자 대응은 마지막으로 보여주는 의료인의 전문성이라 할 수 있습니다.

기록 분실이 발생했다면 당황하기보다는, 정확한 사실 확인과 신속한 조치를 통해 환자의 권리를 최대한 보호하고, 의료기관의 책임을 다하는 것이 중요합니다.

실수는 용납될 수 있어도, 무책임은 용납되지 않습니다. 철저한 사전 준비와 성실한 사후 대응으로, 의료기관의 마지막을 아름답게 마무리하시길 바랍니다.