의료기관 폐업신고서와 의무기록 관련 서류, 한 번에 정리하는 법

의료기관 폐업 절차 속 복잡한 문서 업무, 어디부터 시작할까?

개인 병·의원이나 요양병원 등 의료기관을 운영하던 중 부득이하게 폐업을 결정하게 되면, 진료 마무리뿐 아니라 행정적 절차에서도 상당한 준비가 필요합니다. 특히 ‘폐업신고서’ 제출과 함께 필수적으로 따라오는 ‘의무기록’ 관련 서류는 혼동하기 쉽고, 누락 시 행정처분이나 과태료 부과 등의 문제가 발생할 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.
이번 글에서는 의료기관 폐업 시 제출해야 할 폐업신고서와 의무기록 보관 계획서, 위탁계약서, 열람 요청 대비 서류 등 관련 문서를 한 번에 정리하는 방법을 알려드리겠습니다. 실제 사례 대신 가상의 시뮬레이션 예시를 통해 보다 실감 있게 절차를 이해할 수 있도록 구성하였습니다.

 

의료기관 폐업신고서 작성과 제출: 행정처리의 출발점

의료기관 폐업의 시작은 '폐업신고서' 작성입니다. 이 문서는 사업자등록증 폐업 신고뿐만 아니라, 관할 보건소에 제출하는 ‘의료기관 개설허가 취소(폐업) 신고서’도 포함됩니다. 일반적으로 보건소와 세무서에 별도로 신고해야 하며, 사업자 폐업일과 실제 진료 종료일이 다른 경우도 있기 때문에 일정을 정확히 조율하는 것이 중요합니다.

[시뮬레이션 예시]
서울 강남구에서 7년째 개인내과 의원을 운영 중인 A 원장은 2025년 7월 말일을 끝으로 병원 운영을 종료하기로 결정합니다. A 원장은 7월 15일 관할 보건소에 의료기관 폐업신고서를 제출하였고, 같은 날 세무서에도 사업자 폐업 신고를 진행했습니다. 이 과정에서 진료 종료일, 의무기록 보관 방법, 환자 통보 일정 등을 병행해 계획하였습니다.

폐업신고서에는 의료기관명, 대표자 성명, 폐업 예정일, 폐업 사유 등을 명시해야 하며, 환자 의무기록 보관 계획을 함께 제출하는 것이 필수입니다. 일부 보건소에서는 사전에 환자 안내문 발송 증빙 자료도 요구하므로 미리 준비하는 것이 좋습니다.

폐업의료기관 의무기록 보관 계획서: 누가, 어디에, 어떻게?

폐업 후 환자 진료기록은 단순히 폐기할 수 없습니다. 의료법에 따라 일정 기간 동안 안전하게 보관되어야 하며, 이를 위하여 ‘의무기록 보관 계획서’를 작성해 관할 보건소에 제출해야 합니다. 이 문서에는 보관 방법(직접 또는 위탁), 보관 장소, 보관 책임자, 보존 기간, 환자 열람 방법 등이 구체적으로 기재되어야 합니다.

[시뮬레이션 예시]
A 원장은 폐업 이후 의무기록을 직접 보관하기로 결정하고, 자택 인근 창고에 별도 보관함을 설치했습니다. 보관 책임자는 본인으로 지정하였고, 진료기록은 보존연한에 따라 10년간 분류해 보관하겠다는 계획서를 제출했습니다. 계획서에는 환자 열람 요청 시 연락 가능한 이메일과 전화번호도 명시했습니다.

직접 보관이 어렵다면, 위탁 보관 전문 업체와 계약을 체결한 뒤 해당 계약서를 첨부하여 보관 계획서를 제출하면 됩니다. 이때 보건소에서는 위탁업체의 보관 시설이 적합한지 확인하기 위해 보관 장소 사진, 보안 시스템 내역 등을 추가로 요청할 수 있습니다.

폐업의료기관 위탁보관 계약서 및 확인서류: 신뢰할 수 있는 파트너 선정

의무기록을 위탁 보관하는 경우, 보건소에 제출해야 할 문서는 단순한 계획서만이 아닙니다. 위탁보관 계약서도 반드시 첨부해야 하며, 여기에 포함되어야 할 항목은 다음과 같습니다:

• 계약 당사자 정보
• 위탁 기간 및 범위
• 자료 인수·인계 내역
• 환자 열람 요청 처리 방식
• 보안 및 재해 대비 조치 내용

[시뮬레이션 예시]
A 원장은 물리적으로 직접 보관이 어렵다고 판단하여, 보건복지부 등록 위탁 보관 업체인 ‘메디세이프’와 계약을 체결했습니다. 계약서에는 10년간 진료기록 2,300건을 전자 보관하며, 환자 열람 요청은 업체가 처리하고 A 원장에게 보고하는 체계를 명시했습니다. 이후 A 원장은 해당 계약서를 PDF 파일로 스캔하여 보건소에 제출하고 접수 확인을 받았습니다.

계약 외에도 실제 인계 완료를 증명할 수 있는 ‘자료 인수인계 확인서’도 준비하는 것이 좋습니다. 이는 위탁 과정에서 발생할 수 있는 책임 논란을 방지하고, 보건소 심사 과정에서도 긍정적인 평가를 받는 데 도움이 됩니다.

열람 요청 대비 서류와 보관 로그 정리

의무기록은 단순히 보관만 해서는 안 됩니다. 폐업 이후에도 환자 또는 보호자의 열람 요청에 응답할 수 있어야 하며, 이에 대비한 열람 요청 처리 절차서, 보관 로그, 열람 요청서 양식 등을 미리 갖춰야 합니다.

[시뮬레이션 예시]
A 원장은 ‘진료기록 열람 요청서’ 양식을 A4 양식으로 만들고, 본인의 이메일로 신청서를 받기로 했습니다. 또한 연 1회 보관 상태를 점검하고, 점검 로그를 보건소 요청 시 제출할 수 있도록 보관 점검 일지를 엑셀 파일로 작성 중입니다.

특히, 전자차트(EMR) 데이터를 백업한 경우에는 백업 저장매체(예: 외장하드, NAS) 및 접근 권한 제한조치 내역도 함께 정리해 두어야 하며, 환자 요청 시 필요한 정보만을 선별해 제공할 수 있도록 준비해야 합니다. 의료법상 무단 열람이나 과도한 정보 제공은 개인정보 보호법 위반이 될 수 있으므로, 최소한의 정보만 제공하는 원칙을 세워두는 것이 바람직합니다.

폐업 신고는 단순 행정이 아닌 ‘책임 이행’의 시작입니다

의료기관 폐업은 진료의 종료를 의미하지만, 의무기록 보관은 ‘환자에 대한 마지막 책임’입니다. 폐업신고서만 제출하고 모든 것이 끝났다고 생각한다면 오산입니다. 폐업 후 수년이 지난 뒤에도 의무기록 열람을 요청하는 환자가 나타날 수 있고, 보건소에서 관련 서류 보완을 요구받는 사례도 적지 않기 때문입니다.

이번 글에서 소개한 시뮬레이션 예시처럼, 폐업 전 미리 문서를 준비하고 체크리스트를 갖춰두면 예기치 못한 불이익을 막을 수 있습니다. 특히 의무기록 보관 계획서와 위탁 계약서, 열람 요청 대응 준비는 한 번에 정리해두는 것이 가장 효율적인 방법입니다. 행정적 부담을 줄이고, 책임 있는 마무리를 위한 첫걸음으로 꼭 기억해두시기 바랍니다.