의료기관 폐업 후 환자 기록 열람 요청 대응 가이드

의료기관이 폐업하면 모든 의료 행위가 종료된 듯 보이지만, 환자 기록과 관련된 법적·행정적 의무는 여전히 유효합니다. 특히 환자가 자신의 진료기록을 열람하거나 사본을 요청하는 경우, 의료기관 또는 그 의무기록 관리자는 이에 적절히 대응할 의무가 있습니다. 폐업 이후 몇 년이 지난 시점에서도 열람 요청은 발생할 수 있으며, 이에 대한 대처가 미흡할 경우 의료법 위반으로 이어질 수 있습니다. 이 글에서는 폐업한 의료기관이 환자의 의무기록 열람 요청에 어떻게 대응해야 하는지를 단계별로 안내합니다. 실제 사례 대신, 시뮬레이션 상황을 바탕으로 실무적인 가이드를 제공하겠습니다.

의료기관 폐업 후 환자의 열람 요청, 법적 권리로 보장된다

 의료법 제21조에 따르면, 환자 또는 그 법정대리인은 진료기록부 등의 열람 및 사본 발급을 요구할 수 있습니다. 이는 의료기관이 폐업한 이후에도 적용되는 조항입니다. 예를 들어, A내과가 2023년에 폐업했지만, 2025년 환자 B가 해당 기관에서 진료받은 기록을 요청하는 경우, A내과가 보유한 기록 또는 이를 위탁받아 보관 중인 기관은 이에 응해야 할 의무가 있습니다. 폐업했다고 해서 법적 의무가 소멸되는 것은 아니며, 폐업 당시 보관 책임자 지정 및 보관 계획서를 제출하지 않았다면, 보건소로부터 행정지도를 받을 수도 있습니다.

이때 환자가 요청할 수 있는 정보는 진료기록부, 간호기록지, 검사결과지, 영상자료 등이며, 개인정보 보호법 및 의료법에 따른 요건을 충족한 경우에 한해 제공됩니다. 환자는 일반적으로 신분증 사본과 열람 또는 사본 요청서를 제출해야 하며, 제3자 요청 시에는 위임장과 함께 위임자의 신분증 사본도 필요합니다.

의료기관 폐업 후 의무기록 열람 요청 시 필요한 준비 서류와 절차

 폐업 의료기관 또는 의무기록 보관 책임자는 열람 요청이 들어오면 다음과 같은 절차에 따라 대응해야 합니다. 먼저, 환자 본인이 맞는지 신원 확인이 필요하며, 요청 목적이 적법한지도 확인해야 합니다. 이를 위해 준비해야 할 서류는 다음과 같습니다.

1. 환자 본인일 경우: 신분증 사본, 열람 또는 사본 요청서
2. 법정대리인일 경우: 가족관계증명서, 대리인의 신분증 사본, 요청서
3. 보험사, 손해사정인, 타 의료기관 등 제3자일 경우: 위임장, 환자 신분증 사본, 대리인 신분증 사본, 요청서

 예를 들어, B보험사 직원이 사고 치료 이력 확인을 위해 폐업한 C정형외과에 진료기록을 요청한다고 가정해봅시다. 이 경우, 환자의 서명이 있는 위임장과 신분증 사본을 함께 제출해야 하며, 요청 서류에 명확한 목적(보험 심사 등)을 기재해야 열람이 가능합니다. 기록 제공은 원칙적으로 3일 이내에 처리하는 것이 바람직하며, 특별한 사유가 있으면 처리 기한을 연장할 수도 있습니다.

의료기관 폐업 후 의무기록을 위탁보관한 경우의 대응 방식

 폐업 의료기관이 의무기록을 전문 보관기관에 위탁한 경우, 실질적인 열람 응대는 해당 보관기관이 담당하게 됩니다. 다만, 환자는 보관기관을 직접 인지하지 못하는 경우가 많기 때문에, 병원이 폐업 당시 보건소에 제출한 보관 계획서 또는 위탁계약 내용을 통해 경로를 안내해야 합니다.

예시를 들어보겠습니다. D의원이 폐업하면서 E기록보관센터와 위탁계약을 맺고, 이 사실을 해당 보건소에 보고했다고 가정합니다. 이때 환자가 열람 요청을 위해 D의원에 연락했지만 연결이 되지 않자, 관할 보건소에 문의하게 됩니다. 보건소는 위탁기관 정보를 확인해 환자에게 전달하고, 이후 환자는 E센터에 직접 연락해 열람 요청을 진행할 수 있습니다.

이러한 체계가 원활하게 작동하려면, 폐업 신고 당시 의무기록 보관책임자를 명확히 지정하고 위탁기관의 연락처, 기록 보관 위치 등을 꼼꼼히 문서화해 둘 필요가 있습니다. 또한, 의료기관 홈페이지나 자동응답 시스템을 통해 ‘의무기록 열람 문의는 어디로 연락해야 하는지’ 안내 메시지를 남겨두는 것이 중요합니다.

의무기록 열람 요청 응답 거부, 지연 시 발생할 수 있는 문제들

 의무기록 열람 요청에 응하지 않거나 부당하게 지연시키는 경우, 의료법 위반으로 행정처분 및 과태료 부과 대상이 될 수 있습니다. 특히 폐업 의료기관은 현실적으로 연락이 어렵거나, 보관 상태가 불분명한 경우가 많아 더욱 문제가 됩니다.

가상의 상황을 들어 설명해보겠습니다. F내과는 2022년 폐업하면서 진료기록 일부를 본원에 방치한 채 철수했고, 이후 연락이 닿지 않아 환자 G가 1년째 기록을 받지 못하고 있습니다. 이 경우 G는 관할 보건소에 민원을 제기할 수 있고, 보건소는 의료법 위반 여부를 조사하여 F내과 대표에게 연락을 시도합니다. 만약 연락이 계속 불가하고 기록 보관 계획이 미비했다면, 벌금 또는 행정처분으로 이어질 수 있으며, 환자 입장에서는 법적 소송으로도 전개될 수 있습니다.

이러한 문제를 방지하기 위해서는 폐업 전부터 사전에 보건소와 협의하여 기록 보관 체계를 마련하고, 보관기관과 위탁계약 시 ‘열람 요청 응대 기준’과 관련한 조항을 계약서에 명시해두는 것이 좋습니다. 기록 분실을 대비한 백업, 기록 접근 기록(로그) 관리, 열람 응대 절차 문서화 등도 사전 준비가 필요합니다.

 

 의료기관 폐업은 하나의 종료이지만, 환자 기록에 대한 대응은 새로운 시작입니다. 환자의 알 권리와 의료정보 자기결정권은 의료법에 근거한 정당한 권리이며, 이를 성실히 응대하는 것은 의료기관의 마지막 신뢰를 지키는 중요한 절차입니다.

폐업한 의료기관이라 하더라도, 열람 요청에 대한 대응 체계를 갖추고 기록을 성실히 보관·관리한다면 분쟁을 예방하고 사회적 책임도 다할 수 있습니다. 위탁 보관을 선택했다면 계약서에 명확한 대응 절차를 포함시키고, 보건소 보고 및 환자 안내 체계를 정비해두는 것이 핵심입니다.

본 가이드를 참고하여 폐업 이후에도 환자의 요청에 현명하게 대응하고, 의무기록을 통해 의료기관의 신뢰를 이어가시길 바랍니다. 다음 글에서는 ‘폐업 병원이 환자 기록을 분실했을 때 대처법’을 주제로 구체적인 시뮬레이션 예시를 다룰 예정입니다.