폐업 의료기관 의무기록 보관 책임자, 누구로 지정해야 할까?

폐업 의료기관에서 반드시 알아야 할 책임자 지정의 원칙

의료기관 폐업 절차 중 많은 원장님들이 고민하는 부분이 있습니다. 바로 “의무기록 보관 책임자” 지정입니다. 의료법 제22조에 따라 진료기록 등 의무기록은 일정 기간 보존 의무가 있으며, 보건소에 제출하는 ‘의무기록 보관계획서’에는 반드시 보관 책임자의 이름과 연락처가 명시되어야 합니다. 이때 일부 원장님들은 단순히 가족, 직원, 혹은 보관업체 명의로 지정하는 경우가 있는데, 이는 나중에 큰 문제가 될 수 있습니다.

이 글에서는 ‘의무기록 보관 책임자’ 지정 시 반드시 확인하고 고려해야 할 4가지 주의사항을 시뮬레이션 사례와 함께 살펴보겠습니다. 폐업 이후에도 환자 기록과 관련된 민원, 열람 요청, 법적 책임을 피하지 않고 이행할 수 있는 가장 현실적인 방법을 소개합니다.

폐업 의료기관 의무기록 보관 책임자는 실제 관리 가능자가 되어야 합니다

보관 책임자는 단지 이름만 올리는 명의인이 아닙니다. 실제 보관 장소를 파악하고, 열람 요청에 응답하며, 기록 보안 관리에 실질적으로 관여할 수 있어야 합니다. 단순히 "가족이니까", "직원이니까" 지정하는 것은 이후 발생할 수 있는 민원 처리, 법적 대응에 취약해질 수 있습니다.

[시뮬레이션 예시]
피부과를 운영하다 폐업한 B 원장은 진료기록을 외부 창고에 직접 보관하기로 하고, 책임자로 아내를 지정했습니다. 하지만 보건소에서 환자 열람 요청이 들어왔을 때, 아내는 기록이 어디에 있는지도 몰랐고, 응답도 지연되어 벌점 조치 대상이 되었습니다. 결국 B 원장은 책임자를 본인 명의로 다시 지정하고, 보관 위치와 관리 일지를 직접 관리하는 체계로 전환했습니다.

결론적으로, 실제 업무 가능성과 책임 수용 의지가 있는 사람을 지정해야 하며, 가능하다면 본인이 직접 책임자가 되는 것이 가장 안정적입니다.

책임자 연락처는 변동 가능성을 고려하여 기재해야 합니다

보건소나 환자 측에서는 진료기록에 대한 열람이나 사본 요청을 할 때 보관 책임자에게 직접 연락을 취합니다. 이때 연락처가 변경되었거나 사용하지 않는 번호로 등록되어 있으면, 무단방치로 간주되어 과태료 부과나 민원 분쟁의 원인이 됩니다. 특히 이메일 주소도 함께 기재하는 것이 안전합니다.

[시뮬레이션 예시]
내과를 폐업한 C 원장은 직원 D를 보관 책임자로 지정하고, 개인 휴대전화 번호만 보관계획서에 기입했습니다. 하지만 D씨는 몇 개월 후 병원을 그만두고 번호도 해지했으며, 이 사실을 원장이 알지 못했습니다. 보건소에서는 환자 열람 민원이 응답되지 않자, 폐업 당시 개설자였던 C 원장을 직접 조사 대상으로 삼았고, 행정조치가 진행되었습니다.

연락처 기재 시에는 휴대폰 번호 외에도 이메일, 대체 연락처, 그리고 보관 장소 주소까지 명시하는 것이 가장 안전합니다. 가능하다면 공용 이메일 계정을 따로 만들어 관리하는 방법도 추천됩니다.

위탁 보관 시에도 책임자 명시는 필수

의무기록을 위탁 보관하는 경우에도 책임자 지정을 생략할 수는 없습니다. 위탁 계약서에는 보관 책임 주체가 위탁업체라고 명시되더라도, 의료기관 측에서 열람 요청이나 분쟁 발생 시 중재자 역할을 수행할 인물이 반드시 필요합니다. 따라서 위탁 업체의 담당자만 기재하는 것이 아니라, 의료기관 대표자(또는 관리인)도 함께 병기하는 것이 원칙입니다.

[시뮬레이션 예시]
정형외과를 운영하던 D 원장은 EMR 데이터를 전문 위탁업체인 ‘메디아카이브’에 맡기고, 의무기록 보관계획서에도 업체명과 담당자 번호만 기입했습니다. 하지만 환자 민원이 발생하자 보건소는 의료기관 개설자였던 D 원장을 찾아와 열람 응대를 지시했습니다. 책임자 공란 또는 업체만을 기재한 것은 ‘책임 회피’로 간주되어 행정지도가 내려졌습니다.

결국 보관 방식이 직접이든 위탁이든, 의료기관 대표자 또는 실질적 관리 주체가 책임자 명단에 포함되어야 하며, 보건소와의 응대 책임 역시 면할 수 없습니다.

책임자 사망, 이사, 연락 두절 등 ‘공백 상황’ 대비 계획이 필요하다

장기 보존이 필요한 의무기록은 짧게는 2년, 길게는 10년 이상 보관합니다. 따라서 보관 책임자가 중도에 사망하거나, 연락이 끊기거나, 이사로 인해 기록 접근이 어려워지는 상황에 대비해 ‘대체 관리자 지정 계획’을 마련해두는 것이 중요합니다. 일부 보건소에서는 이를 별도로 기재하라고 요구하기도 합니다.

[시뮬레이션 예시]
치과를 운영하다 폐업한 E 원장은 형을 보관 책임자로 지정했지만, 3년 뒤 갑작스런 교통사고로 형이 사망하면서 보관 장소와 기록 접근 권한이 사라졌습니다. 이후 환자 민원이 들어왔을 때 E 원장은 “형이 보관 중이었다”고 설명했지만, 환자 정보 확인이 불가능해 행정처분 대상이 되었습니다.

이를 방지하려면 보관 책임자를 지정할 때 대체 가능자 또는 후속 인계 계획을 마련하고, 그 내용을 계획서 하단에 기재하는 것이 좋습니다. 예를 들어 “보관 책임자 부재 시 ○○○(대체 관리자)가 인수할 예정이며, 보관 장소는 변동 없음” 등 구체적 문구로 대비책을 세워두는 것입니다.

이름만 올리는 책임자가 아닌, 실질 관리자가 되어야 합니다

의무기록 보관 책임자 지정은 단순한 형식 요건이 아닙니다. 이는 폐업 이후에도 환자 권리를 보장하고, 의료기관으로서의 최소한의 법적 책임을 이행하는 역할의 시작입니다. 명의만 빌려 지정하거나, 형식적으로 업체 담당자만 기재하는 방식은 실제 민원 대응 시 오히려 불리하게 작용할 수 있습니다.

가장 좋은 방법은 원장이 직접 보관 책임자가 되거나, 직접 관리가 어렵다면 신뢰할 수 있는 관리 인력과 위탁 체계를 함께 마련하고, 책임 공유 체계를 명확히 해두는 것입니다. 연락처의 지속 가능성, 위탁 업체와의 협업 구조, 공백 상황에 대한 대비까지 꼼꼼히 준비해 두신다면 폐업 이후에도 행정적·법적 리스크를 줄이고 안정적인 의무기록 관리가 가능할 것입니다.