의무기록 허위로 신고 하거나 방치했을 때, 어떤 일이 벌어질까?

의료기관 폐업은 행정적으로만 끝나는 것이 아니라, 환자 진료기록을 안전하게 보관하고 관리하는 법적 의무가 따릅니다. 하지만 일부 의료기관에서는 폐업 과정에서 의무기록을 허위로 신고하거나, 보관 의무를 무시한 채 방치하는 사례가 발생하곤 합니다.

이러한 행위는 단순한 실수가 아닌 법 위반이며, 의료법과 개인정보보호법을 동시에 위반하는 중대한 문제로 간주됩니다. 심각한 경우 형사처벌, 과태료, 행정처분, 민사소송까지 이어질 수 있으며, 폐업한 병원이라 해도 법적 책임에서 자유로울 수 없습니다.

이번 글에서는 의무기록을 허위로 신고하거나 방치했을 때 발생할 수 있는 구체적인 법적 결과와 실제 사례, 그리고 이를 예방하기 위한 체크포인트를 정리해드립니다.

 

의무기록 ‘허위 신고’는 형사처벌 대상입니다

폐업신고 시 의무기록 보관 계획서를 제출하게 되는데, 이때 실제로 기록을 보관하고 있지 않으면서 허위로 작성하거나, 위탁보관업체와 계약 없이 허위 계약서를 제출하는 경우가 종종 있습니다. 이러한 행위는 「의료법」 및 「형법」상 명백한 ‘공문서 허위작성’ 또는 ‘허위진술’에 해당될 수 있습니다.

특히 아래와 같은 행위는 법적으로 처벌될 수 있습니다:

• 의무기록을 보관하지 않고 있음에도 ‘직접 보관’으로 기재한 경우
• 존재하지 않는 위탁업체와 보관계약서를 위조해 제출한 경우
• 이미 폐기하거나 분실된 기록을 ‘보관 중’이라고 기재한 경우

실제 일부 보건소에서는 허위 신고 의심이 있는 사례에 대해 현장 실사 또는 확인 공문을 발송하며, 거짓으로 드러날 경우 폐업 신고 수리 자체가 반려되거나, 경찰 수사 의뢰로 이어지는 경우도 있습니다.

형사처벌뿐 아니라, 의사 또는 병원 명의자는 면허 정지, 과태료 부과, 향후 재개설 제한 등의 행정처분을 받을 수 있습니다.

의무기록 방치로 인한 분실, 개인정보보호법 위반으로 처벌

의무기록은 단순한 병원 문서가 아니라, 환자의 건강정보를 포함한 민감한 개인정보입니다. 이를 무단으로 방치하거나, 보관하지 않은 채 폐업을 진행하면 「개인정보보호법」 위반으로 제재를 받게 됩니다.

특히 다음과 같은 경우에 법적 책임이 따릅니다:

• 의무기록이 보관 장소 없이 무방비 상태로 방치된 경우
• 문서 폐기 시 개인정보 비식별화 조치 없이 일반 쓰레기로 배출한 경우
• 전자차트(EMR)를 백업 없이 폐기한 경우

개인정보보호위원회는 이와 같은 위반 사항이 접수될 경우 조사를 진행하며, 최대 5,000만 원 이하의 과징금, 3년 이하 징역 또는 3,000만 원 이하 벌금의 형사처벌이 가능하다고 명시하고 있습니다.

또한 의무기록이 분실된 사실을 환자가 인지하고 민원을 제기하거나 손해를 입었다고 주장하면, 병원은 민사상 손해배상 책임까지 추가로 부담해야 할 수 있습니다.

 의무기록 위탁보관 후 관리 방치도 ‘공동책임’ 대상입니다

의무기록을 전문 업체에 위탁했다고 해서 모든 책임이 끝나는 것은 아닙니다. 「의료법」상 의무기록의 관리 책임은 원칙적으로 의료기관 개설자(의사)에게 있습니다. 따라서 위탁 보관 이후에도 다음과 같은 관리 책임을 이행해야 합니다:

• 보관 업체의 실태 확인 및 계약 갱신 여부 점검
• 열람 요청에 대한 대응 여부 모니터링
• 보존 기간 종료 후 폐기 시, 적법 절차 준수 확인

실제 일부 사례에서는 위탁업체가 폐업하거나 파산하면서 의무기록이 통째로 사라진 사건도 있었는데, 이 경우 위탁 업체와 의료기관 개설자 모두에게 공동책임이 부과되었습니다.

특히 계약서에 환자 열람 대응, 보안 조치, 폐기 절차 등에 대한 구체적 조항이 없었을 경우, 개설자가 관리의무를 소홀히 했다고 판단되어 민·형사상 책임을 부담하게 됩니다.

의무기록 허위로 신고 하거나 방치 발생 시뮬레이션

[시뮬레이션 1.] "그냥 보관 중이라고 써버린 폐업신고서"… 그 결과는?

가상의 상황 서울에서 10년간 내과를 운영하던 김 원장은 건강 악화로 인해 병원을 폐업하기로 했습니다. 바쁜 와중에 의무기록 정리를 미처 하지 못한 김 원장은 폐업신고서에 ‘의무기록 직접 보관 예정’이라고 기재했지만, 실상은 아무런 보관 장소도 확보하지 않은 상태였습니다. 폐업 후 몇 개월이 지나 보험사로부터 환자 A의 진료기록 요청이 들어왔고, 이를 확인한 보건소는 계획서에 명시된 ‘직접 보관 장소’ 방문을 시도했습니다. 하지만 기록은 아무 곳에도 존재하지 않았고, 김 원장은 “집에 대충 있긴 했는데 어디 뒀는지 모르겠다”며 당황했습니다.

이런 경우, 허위로 공문서(보관계획서)를 제출한 것이므로 ‘허위 신고’에 해당합니다. 의료법상 과태료 부과는 물론, 보건소에서 폐업신고 수리를 반려하거나, 심하면 경찰 수사 의뢰로 이어질 수 있습니다.

[시뮬레이션 2.]  "위탁보관한다고 했는데 계약도 안했다고?" 무책임의 대가 

가상의 상황 정형외과를 운영하던 이 원장은 폐업 직전, 지인의 소개로 의무기록을 위탁보관해준다는 업체의 명함을 받고 “나중에 연락하겠다”고만 한 채 폐업신고서에 해당 업체명과 주소를 기재해 보건소에 제출했습니다. 계약서도 작성하지 않았고, 실제 기록도 정리하지 않았습니다. 몇 달 후, 환자 B가 과거 진료기록이 필요하다며 보건소에 민원을 제기했고, 보건소는 신고된 위탁보관 업체에 확인 요청을 했습니다. 그러나 해당 업체는 “우리는 위탁 받은 바 없다”고 답했고, 이 원장은 고의적 허위 기재로 간주되어 조사 대상이 되었습니다.

위탁계약서 없이 위탁 사실을 신고한 경우, 위조·허위진술로 간주될 수 있으며 형사처벌 대상입니다. 심지어 계약 의사 없이 명의만 빌려 신고한 것이라면 위탁업체에도 피해가 돌아갈 수 있습니다.

의무기록 보관 허위 신고와 방치, 왜 ‘의도보다 결과’가 중요할까?

많은 폐업 의료기관들은 “바빠서 못 챙겼다”, “나중에 정리하려고 했다”, “그럴 줄 몰랐다”고 말합니다. 그러나 법적 책임은 의도보다 결과를 기준으로 판단됩니다.

진료기록은 보관 계획서나 위탁계약서의 ‘서류상 기재’만으로 관리 책임이 사라지지 않습니다. 실제로 존재하고, 필요한 시점에 환자 요청에 대응할 수 있어야만 진정한 ‘보관’으로 인정받습니다.

또한, 환자의 정보는 사생활 보호와 건강권이 결합된 민감정보이기 때문에, 방치·유출·분실은 ‘실수’로 넘어갈 수 없습니다. 폐업 이후의 기록 관리 또한 의료인의 전문성과 윤리의식을 평가하는 기준이 됩니다.

 

폐업은 의료기관의 마지막 행정 절차일 수 있지만, 진료기록은 환자와의 마지막 연결 고리입니다. 단 한 줄의 기록이라도 환자의 인생과 연결된 중요한 증거이자 권리입니다.

허위 신고를 하지 않으려면, 현재 보관 가능한 상태인지부터 스스로 점검해보아야 합니다. 방치하지 않으려면, 기록의 상태와 열람 대응 가능성을 실제로 확보해 두어야 합니다.

기록은 책임입니다. 그리고 책임은, 마지막 순간에 더 또렷하게 드러납니다. 폐업을 앞두고 있다면 지금이 바로, 기록을 점검하고 정리할 마지막 기회입니다.