폐업했더라도 끝나지 않은 책임, 환자 기록 열람 요청에 어떻게 대응할까?

의료기관이 폐업하더라도 환자와의 인연이 완전히 끝나는 것은 아닙니다. 폐업 이후에도 환자가 자신의 진료기록을 열람하거나 사본을 요청하는 사례는 흔히 발생합니다. 특히 보험청구, 후속진료, 분쟁 대응 등의 목적으로 의료기록이 필요할 수 있기 때문에, 이를 적절히 대응할 수 있는 체계를 갖추는 것이 폐업 절차의 핵심 중 하나입니다.

하지만 이미 문을 닫은 의료기관에서 환자의 요구에 어떻게 대응해야 할지 몰라 난감해하는 경우도 많습니다. 진료기록은 민감한 개인정보이자 법적으로 일정 기간 보관이 의무화된 자료인 만큼, 이에 대한 대응은 매우 신중하게 이뤄져야 합니다. 이번 글에서는 의료기관 폐업 후 환자 기록 열람 요청 시 절차, 필요서류, 유의사항, 책임주체 등을 구체적으로 안내드리겠습니다.

폐업 후에도 유효한 진료기록 열람권: 법적 근거부터 확인하자

의료기관이 폐업했다고 해서 환자의 진료기록 열람권이 사라지는 것은 아닙니다. 「의료법」 제22조 제2항은 진료기록부 보존의무를 명시하고 있으며, 보존기간 동안 환자나 보호자는 해당 기록의 열람 및 사본 발급을 요청할 수 있습니다.

진료기록의 열람 요청은 보통 다음과 같은 경우에 발생합니다:

• 보험회사 제출용 소견서 또는 진단서 필요 시
• 타 병원 전원 후 연속적인 치료가 필요할 때
• 산재, 사고 등으로 법적 근거 자료 요청이 있을 때

의료기관이 폐업했다 하더라도, 환자의 정보에 대한 자기결정권은 유효하며, 보관 책임자는 요청에 성실히 대응해야 할 의무가 있습니다.

만약 위탁보관을 통해 기록을 보관하고 있다면, 위탁업체가 대리 응답할 수 있도록 명시된 계약 조항과 보건소 신고 내용이 있어야 하며, 환자 요청 시 이를 기반으로 기록 발급 절차가 진행되어야 합니다.

환자 기록 열람 요청 시 절차 및 대응 흐름

환자가 진료기록 열람 또는 사본 발급을 요청하는 경우, 보관 책임자는 다음과 같은 절차에 따라 대응해야 합니다.

① 접수 및 본인확인
요청자는 본인이거나, 법적으로 위임된 보호자여야 합니다. 신분증, 가족관계증명서, 위임장, 인감증명서 등을 통해 본인확인을 진행해야 하며, 팩스나 이메일 접수 시에도 서류 스캔본 첨부를 요구해야 합니다.

② 기록 보관 장소 확인
의무기록이 위탁보관 중인 경우, 계약한 업체에 열람 요청을 전달하고, 위탁사 담당자를 통해 발급 절차를 조율합니다. 직접 보관 중인 경우에는 내부 기준에 따라 기록을 확인한 후 복사 또는 전자 출력물 형태로 준비합니다.

③ 발급 비용 수납 여부 결정
의료법 시행규칙 제13조의3에 따라 발급 수수료를 받을 수 있습니다. 폐업 상태라도 계좌이체, 무통장입금 등의 방식으로 수납할 수 있으며, 영수증 또는 사본 발급 확인서를 요청자에게 전달해야 합니다.

④ 기록 전달 및 기록
기록은 보통 등기우편 또는 이메일(비밀번호 설정)을 통해 전달되며, 수령 여부는 확인 후 문서로 남겨야 합니다. 이때 요청자, 요청 일자, 열람·사본 발급 일자, 대응 담당자 등을 내부 양식에 기록해 남겨두는 것이 좋습니다.

환자 기록 열람 요청 시 실무상 문제 상황과 예방책

폐업 후 환자기록 열람 요청에 대응할 때, 다음과 같은 실무적 문제가 발생할 수 있습니다.

① 연락 두절 및 책임자 부재
가장 흔한 문제는 폐업 이후 연락처 변경으로 인해 요청자가 연락을 취할 수 없는 경우입니다. 이를 방지하기 위해 폐업 신고 시 보건소에 보관 책임자의 유선/이메일 등 최신 연락처를 등록하고, 폐업 안내문에 명확히 고지해야 합니다.

② 기록 누락 또는 분실
폐업 정리 과정에서 의무기록 일부가 누락되거나 훼손될 수 있습니다. 특히 전산기록의 경우 백업이 제대로 이뤄지지 않아 출력이 불가능한 사례도 있습니다. 이중 백업, 목록화, 데이터 보안 점검 등의 사전 조치가 필수입니다.

③ 민원 또는 법적 분쟁으로 이어지는 경우
환자가 적절한 대응을 받지 못했다고 판단하는 경우 보건소 민원, 심지어 손해배상 소송으로 번질 수 있습니다. 모든 요청과 대응 과정은 문서화하여 기록으로 보관하고, 환자에게는 서면 회신을 원칙으로 하여 감정적 대응을 최소화해야 합니다.

위탁보관 시 열람 대응의 주체와 방식

의무기록을 위탁보관한 경우, 사본 요청은 위탁업체를 통해 대응할 수 있습니다. 이때 주의할 점은 위탁계약서에 환자 열람 요청 대응 관련 조항이 포함되어야 한다는 점입니다.

• 환자 요청 수령 → 위탁사 전달 → 열람/사본 제공
• 요청 내역은 위탁사 내부 시스템에 로그로 기록
• 발급비용 징수 여부는 사전 계약 기준 적용
• 환자에게 전달 전, 의료기관 명의로 발급 확인서 동봉

또한, 위탁업체가 개인정보처리업자로서의 법적 책임을 다할 수 있도록, 보안 시스템 점검, 사본 발급 프로세스 투명화, 환자 민원 대응 프로토콜 등을 반드시 마련해두어야 합니다.

보건소에 제출한 의무기록 보관 계획서 및 위탁계약서 사본은 환자 요청 시 신뢰 자료로 활용될 수 있으며, 위탁 보관처의 연락처는 반드시 폐업 시점에 환자에게 안내되어야 합니다.

 

의료기관이 문을 닫는 순간, 환자와의 법적 관계가 완전히 종료되는 것은 아닙니다. 특히 진료기록은 환자의 중요한 개인정보이자 생명·건강과 직결된 민감정보로, 그 보관과 열람 대응은 의료인의 전문성과 신뢰성의 마지막 시험대가 되기도 합니다.

적절한 대응 체계를 갖추고 있다면 환자 요청에 흔들림 없이 대응할 수 있으며, 오히려 좋은 평판과 인상을 남기는 계기가 될 수도 있습니다. 위탁보관 여부와 관계없이, 문서화된 절차, 명확한 책임자 지정, 환자 대응 가이드라인 마련은 폐업 준비의 핵심이자 가장 중요한 마무리입니다.

폐업 이후에도 환자의 권리를 보호하는 책임 있는 자세, 그것이 진정한 의료인의 마지막 사명일지도 모릅니다.