폐업 이후에도 이어지는 의무 기록 관리의 책임

의료기관이 문을 닫았다고 해서 그 책임까지 끝나는 것은 아닙니다. 특히 환자 진료기록, 즉 의무기록은 보건의료정보로서 일정 기간 보관해야 하며, 환자의 요청이 있는 경우 적법하게 열람 또는 사본을 발급해야 합니다. 그런데 폐업 후에는 전화 연결도 어렵고, 담당자가 누군지조차 모르는 경우가 많아 환자나 보호자가 큰 불편을 겪곤 합니다.

이러한 상황을 방지하고, 의료기관 입장에서 법적 리스크를 최소화하기 위해서는 체계적인 열람 및 사본 요청 응답 매뉴얼이 반드시 필요합니다. 이 글에서는 가상의 시나리오를 바탕으로, 폐업 의료기관 또는 의무기록 보관 책임자가 환자 요청에 어떻게 응대해야 하는지 단계별로 살펴보겠습니다.

열람 요청 접수부터 첫 응대까지 – 기본 절차 정비

먼저, 폐업 이후 환자가 어떻게 요청을 하게 되는지를 이해해야 합니다. 가장 일반적인 경로는 관할 보건소 문의를 통한 연결입니다.

 

시뮬레이션 예시:
김OO 씨는 2021년 ‘행복한내과’에서 갑상선 관련 진료를 받았고, 2023년 생명보험 가입을 위해 해당 진료기록 사본이 필요하게 되었습니다. 하지만 병원은 이미 2022년에 폐업했고, 인터넷 검색으로는 정보를 찾을 수 없습니다. 김 씨는 결국 관할 보건소에 연락해 기록이 어디에 보관되어 있는지 문의합니다.

이 경우, 보건소는 폐업 당시 병원이 제출한 ‘의무기록 보관계획서’를 통해 보관 책임자 또는 위탁기관 정보를 확인합니다. 보관자는 보건소로부터 연락이 오면 즉시 응대체계를 가동해야 합니다.
첫 응대에서 중요한 3가지 포인트는 다음과 같습니다.

1. 접수 확인 및 요청 방식 안내
2. 필요 서류 목록 전달
3. 처리 소요 기간 안내 (예: 3일~7일)

요청 서류 검토 및 열람 대상자 확인

의무기록은 민감한 개인의료정보이기 때문에 반드시 정당한 요청자에 한해 열람이 가능하며, 요청 목적도 적절해야 합니다. 요청이 들어오면 즉시 다음과 같은 절차를 통해 대상자 및 요청의 적정성을 검토합니다.

요청 유형별 필요 서류는 다음과 같습니다.

요청자 유형필요서류

 

본인	신분증 사본, 기록열람 또는 사본 요청서
가족(법정대리인)	가족관계증명서, 요청자 신분증, 환자 신분증 사본
제3자 (보험사, 의료기관 등)	위임장, 환자 신분증 사본, 요청자 신분증 사본, 요청서

 

시뮬레이션 예시:
OO화재보험사 소속 정모 대리는 보험금 심사 목적으로 2020년 진료기록 사본을 요청합니다. 그러나 위임장에 환자 자필서명이 없고, 본인확인서류도 누락되어 있었습니다. 이 경우 ‘보완 요청’ 이메일을 발송하고, 서류 보완 전까지 기록을 발급하지 않는 것이 원칙입니다.

또한 ‘기록 열람 목적이 부적절하거나 서류가 위조된 정황’이 있는 경우에는 발급을 거부하고, 보건소에 즉시 보고해야 합니다.

기록 검색 및 제공 방식 – 보관 형태에 따른 차이

기록 제공은 ‘정확성’과 ‘보안성’이 핵심입니다. 보관 방식에 따라 검색 및 제공 절차도 다르게 운영해야 합니다.

① 전자기록 (EMR 백업)
백업 데이터에서 해당 환자 정보를 검색하여 PDF 파일로 출력하거나, 저장매체(USB 등)에 담아 제공합니다. 단, 암호화 조치가 필요합니다.

② 종이기록 보관
문서보관함에서 해당 기록을 수기로 검색해 복사합니다. 이때 개인정보 이외 불필요한 타 환자 정보가 포함되지 않도록 주의하며, 사본 발급 전 의료법 제21조 2항에 따라 요청서류 재확인이 필수입니다.

③ 외부 위탁보관소 이용 시
보관기관에 열람 요청서를 전달한 뒤, 기록 추출 및 전달까지 소요되는 시간을 명확히 안내해야 합니다.

시뮬레이션 예시:
보관기관 ‘메디기록센터’는 요청 수신 후 5일 내 사본을 출력해 등기우편으로 송부합니다. 이때 ‘사본 발급 수수료’와 ‘우편료’가 발생하며, 환자에게 사전 고지 및 동의를 받습니다.

열람 거부 또는 분실 시 대응 프로토콜

모든 열람 요청에 응할 수 있는 것은 아닙니다. 다음과 같은 경우에는 정당한 사유로 열람이 제한될 수 있습니다.

• 보존 기간이 경과하여 기록이 폐기된 경우 (예: 진료기록부 10년 경과)
• 요청자 본인 여부 확인이 불가한 경우
• 요청 목적이 불명확하거나 사적 남용 우려가 있는 경우

또한, 실제로 기록이 훼손되었거나 분실되었다면 보건소 및 해당 환자에게 즉시 통보하고, 경위서를 작성해야 합니다.

 

시뮬레이션 예시:
G정형외과는 폐업 시 일부 기록을 자체보관 중이었으나, 창고 누수로 인해 기록 일부가 훼손되었습니다. 환자 요청에 응할 수 없게 된 상황에서, 대표자는 즉시 보건소에 유선보고하고, 손상기록의 목록과 사유, 향후 방지대책을 포함한 서면 경위서를 제출합니다.

이런 경우에도 최소한 ‘기록이 존재했음을 입증할 수 있는 진료일지나 전자기록 로그’ 등을 확보해두는 것이 책임소재를 완화하는 데 도움이 됩니다.

 

 

  의무기록은 환자의 권리를 보장하는 핵심 자료이며, 의료기관의 책임을 상징하는 문서입니다. 폐업 이후에도 환자들의 삶은 계속되며, 필요한 순간에 과거의 진료기록은 소중한 정보로 작용합니다. 따라서 의료기관은 폐업 전 보관계획 수립뿐 아니라, 이후 열람 요청에 대한 응답 매뉴얼까지 철저히 준비해야 합니다.

이 매뉴얼을 기반으로 대응 체계를 마련해두면, 민원 발생을 줄이고, 의료법 위반 리스크도 예방할 수 있습니다. 진료는 종료되었지만, 기록은 살아있다는 사실을 기억해야 합니다.