폐업 병원이 환자 기록을 분실했을 때 대처법

 의료기관 폐업 이후 가장 심각한 문제 중 하나는 의무기록 분실입니다. 진료기록부, 간호기록지, 검사결과지 등은 환자의 치료 이력뿐만 아니라 법적·행정적 분쟁의 증거 자료로서도 기능합니다. 그러나 폐업 과정에서 서류 정리가 미흡하거나, 보관 장소가 부적절한 경우 기록이 분실되거나 훼손되는 사고가 종종 발생합니다.

기록 분실은 단순 실수가 아닌, 의료법 및 개인정보보호법 위반으로 이어질 수 있으며, 민원·소송·행정처분까지 연쇄적으로 이어질 수 있는 고위험 이슈입니다. 따라서 폐업 의료기관은 기록 분실 시 어떻게 대응할지에 대한 체계를 미리 갖추고 있어야 합니다. 이 글에서는 가상의 상황을 바탕으로, 환자 기록 분실 시 법적, 실무적 대응 절차를 단계별로 안내합니다.

폐업 병원이 환자  기록 분실 사실 인지 시 즉각 해야 할 일

기록 분실은 대부분 환자의 열람 또는 사본 요청이 들어온 후 확인되는 경우가 많습니다. 따라서 분실 사실을 인지한 즉시, 다음과 같은 초기 조치를 취해야 합니다.

1. 기록 검색 재시도: 혹시 잘못된 위치나 보관함에 있을 가능성이 있으므로 전수 확인
2. 내부 경위 파악: 보관책임자나 폐업 시 정리 담당자와 확인하여 폐기·이전 유무 검토
3. 보건소 및 환자 통보: 분실 가능성이 확정되면 관할 보건소에 구두 및 서면 보고

시뮬레이션 예시
2022년 폐업한 ‘라온의원’은 보관 중이던 의무기록 일부가 누락된 사실을 2024년 5월, 환자 요청을 받고 나서야 인지합니다. 기록을 보관한 창고에서 곰팡이로 인한 폐기 흔적이 확인되었고, 사전 폐기절차 없이 유실된 것으로 판단됩니다. 이 경우 라온의원 폐업 당시 대표자는 보건소에 유선 통보 후, 기록 분실 경위서를 작성해 제출합니다. 동시에 환자에게도 전화 및 문서로 상황을 설명하고, 대체 가능한 자료를 제공할 방법을 모색합니다.

의무기록 분실 시 보건소 보고서 작성 요령 및 포함 항목

의무기록이 분실되었을 경우, 관할 보건소에 보고하는 기록 분실 경위서는 법적 책임 회피 또는 경감의 핵심 증빙 자료가 됩니다. 따라서 형식과 내용이 중요합니다.

기록 분실 경위서 필수 항목

• 기관명 및 폐업일자
• 보관책임자 이름 및 연락처
• 분실된 기록의 종류 및 보존기간
• 분실 사실 인지 일자
• 경위 설명 (정리 과정, 이사, 위탁 실패, 천재지변 등)
• 환자 통보 여부 및 내용
• 향후 재발방지 계획 (보관체계 개선 방안 등)

시뮬레이션 예시
‘oo 소아과’는 진료기록부 3년치 중 일부가 위탁기관 이관 중 분실된 사실을 확인하고, 다음과 같이 보고합니다.
“2023년 3월 15일 폐업 후, OOO기록센터로 의무기록을 위탁 중 포장박스 일부가 분실된 것으로 추정됩니다. 해당 기간(2021.01~2021.06) 진료기록 중 약 40건의 문서가 누락되었으며, 내부 확인 후 총 4건의 환자에게 연락하여 상황을 설명하고, 관련 자료(진료비 영수증 등)로 대체 가능한 정보를 제공하였습니다.”
이러한 문서화는 행정처분을 예방하거나 감경받는 데 중요한 역할을 합니다.

 

의무기록 분실 시 환자에게 알릴 때의 절차와 주의사항

의무기록 분실 사실을 환자에게 알리는 것은 법적으로도 윤리적으로도 필요한 절차입니다. 하지만 단순히 “없다”는 통보만으로는 오히려 불신과 갈등을 키울 수 있습니다. 다음과 같은 절차와 언어를 사용하는 것이 좋습니다.

1. 신속한 통보: 요청 접수 후 7일 이내 통지
2. 정중하고 명확한 설명: ‘유실’, ‘손상’, ‘보관 중 누락’ 등 중립적인 표현 사용
3. 대체자료 안내: 진료비 영수증, 진단서, 외부기관 진료이력 등
4. 향후 대응 안내: 보험사 제출 대안자료, 질병기록 추적 방법 등

시뮬레이션 예시
 환자 홍OO 씨는 2024년 4월, 폐업한 oo정형외과에 입원 치료 이력을 요청했으나, 병원 측은 해당 기록이 분실된 사실을 통보합니다. 병원 측은 대신 건강보험공단에서 발급 가능한 진료이력 확인서, 진료비 납부 영수증, 소견서 사본 등을 확보해 보험사 제출을 돕습니다. 환자는 아쉬움을 표현했지만, 적절한 대체 자료 제공 덕분에 분쟁으로 확대되지는 않았습니다.

폐업병원 의무기록 분실 시 법적 책임 완화 및 재발 방지를 위한 실무 조치

기록 분실 시 의료기관이 받을 수 있는 제재는 크게 두 가지입니다.

• 의료법 위반: 보존의무 미이행 → 과태료 부과 (최대 500만원)
• 개인정보보호법 위반: 보안관리 소홀 → 행정처분 또는 형사처벌 가능

하지만 아래와 같은 조치를 취한 경우, 감경 또는 불문 처리되는 사례도 있습니다.

• 분실 인지 즉시 자진신고
• 경위서 및 재발방지계획서 제출
• 환자 통보 및 대체자료 제공
• 보관 책임자의 실무 교육 수료 이력 확보

또한 향후 유사 사태 방지를 위해서는 아래와 같은 재정비가 필요합니다.

• 보관 위탁기관 선정 시, 기록파손·분실 시 책임 범위 계약서에 명시
• 종이기록은 방습, 방충, 도난 대비 가능한 창고에 2중 보관
• EMR은 2개 이상 저장매체 및 암호화 백업 필수
• 보건소에 보관계획서 제출 후 정기 모니터링 요청 가능

시뮬레이션 예시
‘oo이비인후과’는 기록 유실 후 과태료 처분 대신, ‘기록관리 프로토콜 개선계획’을 제출하면서 행정지도로 갈음된 사례가 있습니다. 해당 계획에는 외부 보관업체와의 계약 갱신, 종이기록 디지털 전환 추진, 보건소 보고 체계 강화 내용이 포함되었습니다.

의무 기록은 사라져도 신뢰는 지켜야 한다

기록 분실은 폐업 병원에게는 부담스럽고 피하고 싶은 일이지만, 한 번 발생하면 환자의 신뢰는 물론 행정적 책임까지 직면해야 하는 중대한 사안입니다. 하지만 신속하고 투명한 대응, 정중한 환자 안내, 체계적인 재발방지책 마련을 통해 피해를 최소화할 수 있습니다.

가장 중요한 것은 분실을 예방하는 선제적 조치입니다. 그러나 만약의 사태가 발생했다면, 당황하기보다 이 매뉴얼에 따라 차근차근 대응하며 법적 책임과 신뢰 훼손을 최소화하시기 바랍니다.