1인 의원 폐업 시 의무기록 처리, 꼭 이렇게 하세요

작지만 무거운 책임, 1인 의원의 의무기록 보관

개원의로서 긴 여정을 마무리하고 폐업을 결정하는 순간, 행정 절차와 물품 정리 등으로 정신없는 시간을 보내게 됩니다. 특히 1인 의원의 경우, 직원 없이 모든 행정 업무를 스스로 처리해야 하는 경우가 많아 각종 신고나 기록 정리에 허점이 생기기 쉽습니다.

그중에서도 절대 간과해서는 안 되는 것이 바로 ‘의무기록’입니다. 환자와의 진료는 종료되었더라도, 그 기록은 법적 보존 기간 동안 철저히 보관하고 관리해야 할 책임이 있습니다. 진료기록은 단순한 참고자료가 아니라 환자의 권리이자, 의사의 법적 의무를 상징하는 중요한 문서이기 때문입니다.

오늘은 ‘직원도 없고 시간도 없는’ 1인 의원 폐업 상황에서 의무기록을 합리적이고 안전하게 처리하는 방법을 시뮬레이션 중심으로 소개합니다. 미리 준비하면 복잡하지 않습니다. 하지만 방치하면 불이익이 꽤 클 수 있습니다.

 ① 시뮬레이션 – 폐업 신고 전, 무엇부터 준비해야 하나요?

먼저, 실제로 폐업을 앞둔 가상의 1인 의원 A씨의 사례를 살펴보겠습니다. 내과를 운영하던 A씨는 폐업을 결심하고 보건소에 폐업신고를 하기로 했습니다. 그런데 막상 신고서류를 준비하다 보니, ‘의무기록 보관계획서’라는 생소한 문서를 마주하게 됩니다.

보건소에서는 의무기록을 직접 보관할 것인지, 아니면 전문 업체에 위탁할 것인지를 명확히 밝히도록 요구합니다. 처음에는 “그냥 내가 집에 들고 있으면 되지”라고 생각했지만, 자세히 살펴보니 보관 장소 요건과 관리 책임자 지정, 보안 조건 등이 법령에 명시되어 있었습니다.

A씨는 이에 따라, EMR(전자차트)의 백업 파일을 USB에 저장하고, 종이기록은 문서보관용 박스에 정리해 자택의 잠금 서랍에 넣기로 합니다. 또한, 본인이 보관책임자가 되며, 열람 요청에 응답할 수 있도록 이메일과 연락처도 명시한 계획서를 작성해 제출했습니다. 이처럼 계획서 제출 전에 구체적인 실행 준비가 되어야 행정처리가 순조롭게 이뤄집니다.

② 직접 보관할까? 위탁할까? 1인 의원에게 맞는 선택은?

의무기록 보관 방식은 크게 두 가지입니다. 직접 보관 또는 위탁 보관. 1인 의원이라면 인건비와 보관비 부담을 고려해 ‘직접 보관’을 택하는 경우가 많습니다. 하지만 모든 경우에 적합한 선택은 아닙니다.

직접 보관을 하려면 먼저 물리적 공간 요건을 충족해야 합니다. 잠금장치, 방습 환경, 화재 예방 조치, 외부인 출입 통제 등이 필요합니다. 여름철 습기, 곰팡이, 벌레 문제도 고려해야 하죠. 또한 환자가 열람이나 사본 발급을 요청하면 본인이 직접 대응해야 하며, 이 역시 법적 대응기한(5일 이내 등)을 지켜야 합니다.

반면, 전문 보관업체에 위탁하면 기록 관리, 열람 요청 대응, 파기기한 관리 등을 대행해 주므로 편리합니다. 다만 연 단위 보관 비용이 들고, 위탁계약서와 보관물 목록 등도 꼼꼼히 챙겨야 합니다.

1인 의원의 경우, EMR만 운영했다면 백업 후 직접 보관도 가능하지만, 종이기록이 많거나 열람요청 가능성이 큰 진료과라면 위탁보관이 장기적으로 더 안전할 수 있습니다.

③ EMR만 있다고 끝이 아니다 – 전자기록 백업의 허와 실

최근 대부분의 1인 의원은 전자의무기록(EMR)을 사용하고 있어, “서버에 있으니 걱정 없다”고 생각할 수 있습니다. 하지만 이는 위험한 오해입니다. EMR을 사용하는 병원이라 하더라도 폐업 시점에서 기록이 사라지지 않도록 백업과 보관 조치를 반드시 해야 합니다.

예를 들어, EMR업체 서버에 기록이 남아 있더라도, 계약이 종료되면 일정 기간 뒤 자동 삭제됩니다. 특히 월요금 기반 클라우드 서버 방식일 경우, 해지 시점에서 시스템 접근 권한 자체가 사라지는 경우가 많아 백업을 해두지 않으면 영구적으로 복구 불가능해질 수 있습니다.

A씨는 이 사실을 알게 된 후, EMR업체에 문의해 전자차트 백업파일을 다운로드 받아 USB에 저장했습니다. 단, 이 백업 파일은 대부분 암호화되어 있으며, 재열람 시 전용 뷰어 프로그램이 필요합니다. 따라서 백업 파일과 함께 뷰어 설치파일도 함께 저장해두는 것이 중요합니다.

또한, USB나 외장하드에 저장된 기록도 단순히 서랍에 보관하면 안 되고, 추후 열람 요청에 대응할 수 있는 절차를 마련해야 합니다. 기록 리스트를 정리하고, 어떤 환자의 자료가 어디에 있는지 인덱싱해두면 좋습니다.

 ④ 열람 요청 대응 – 혼자서도 준비할 수 있는 매뉴얼

1인 의원에서 가장 고민스러운 일은 바로 폐업 이후 ‘환자의 기록 열람 요청’입니다. 병원 문은 닫았는데, 몇 달 뒤 민원이나 법적 증빙 요청이 오면 어떻게 해야 할까요?

이럴 때를 대비해 다음과 같은 1인 대응 매뉴얼을 준비해두면 좋습니다.
① 열람 및 사본 발급 요청 접수용 이메일 주소 지정
② 요청 시 필요한 서류 안내(신분증, 위임장 등)
③ 응답 시한 설정(의료법상 5일 이내)
④ 발송 방법(등기우편, PDF 파일 암호화 발송 등)
⑤ 수수료 안내 및 입금계좌 고지

예를 들어, A씨는 폐업 후에도 병원 명의 이메일 계정을 유지하며, 열람 요청이 들어올 경우 신분증 사본과 신청서를 이메일로 받기로 했습니다. 사본은 PDF로 스캔하여 비밀번호 설정 후 이메일로 회신하되, 본인확인을 위해 전화통화도 병행합니다.

이처럼 기록은 보관만 하는 것이 아니라, 열람 및 응답이 가능해야 비로소 법적 의무를 다한 것입니다.

작지만 정확하게 – 1인 의원의 책임 있는 마무리

1인 의원은 작지만 ‘의료기관’이라는 공적 책임이 부여된 공간입니다. 환자 수는 적을 수 있어도, 의무기록 보관의 법적 책임은 결코 작지 않습니다.

폐업 시 의무기록 처리는 일회성 신고가 아니라, 지속 가능한 대응 시스템을 만들어두는 과정입니다. 본인이 직접 보관하든 위탁하든, 기록의 상태와 열람 요청 대응 절차가 명확하다면 문제 없이 마무리할 수 있습니다.

마지막 진료가 끝난 날이 곧 의료인의 책임이 종료되는 날은 아닙니다. 진료실은 닫더라도 기록은 살아남습니다. 오늘 안내한 절차대로 하나씩 점검하고 준비하신다면, 폐업 이후에도 당당하게 책임을 지는 멋진 의료인의 마무리가 될 것입니다.