요양병원·치과·한의원 폐업 시 기록 보관의 차이점

 같은 폐업, 다른 준비 – 진료과별 의무기록 처리 주의사항

‘의료기관 폐업’이라는 동일한 상황에서도 병원의 유형과 진료과에 따라 준비해야 할 내용은 꽤 다릅니다. 특히 의무기록의 구성과 보관 형태, 보존 기간, 환자의 열람 요청 가능성 등이 다르기 때문에, 이를 고려하지 않고 일괄적으로 처리할 경우 법적 책임이나 민원으로 이어질 수 있습니다.

예를 들어, 요양병원은 장기 입원 환자의 기록이 방대하고, 치과는 디지털 영상과 함께 보철 시술 내역이 중요하며, 한의원은 약재 처방과 수기 기록 중심의 문서가 많아 보관 방법이 까다롭습니다. 각각의 특성에 맞는 보관 방식이 필요합니다.

오늘은 요양병원, 치과, 한의원 3가지 유형을 중심으로 폐업 시 의무기록 처리에 어떤 차이점이 있는지 살펴보고, 각 의료기관이 꼭 체크해야 할 실무 포인트를 정리해드립니다.

 ①요양병원 – 방대한 기록량과 장기 보관 부담

요양병원은 다른 진료과에 비해 입원 기간이 길고, 환자 수가 많으며, 복합 질환 진료가 많다는 특성을 가집니다. 이로 인해 폐업 시 남는 의무기록은 대개 수천 건에 이르고, 그 분량도 수십 박스를 넘기는 경우가 흔합니다.

특히 장기입원환자의 경우, 진료기록 외에도 간호기록지, 투약기록지, 욕창 상태 사진, 재활기록 등 부가문서까지 함께 보관 대상입니다. 이에 따라 요양병원이 폐업할 경우에는 사실상 직접 보관이 매우 어렵고, 위탁 보관이 거의 필수적이라 할 수 있습니다.

시뮬레이션 예시로, 요양병원 B는 폐업을 앞두고 5년간 누적된 환자기록 약 1,200명의 종이기록과 EMR 데이터를 위탁 보관하기로 했습니다. 위탁업체와 계약 체결 시, 단순 보관뿐 아니라 열람 요청 대응 대행 서비스, 기록 파기 시점 안내 등도 함께 포함시켜 업무 부담을 줄였습니다.

요양병원처럼 기록량이 많고 환자 사망률이 높은 기관은, 유족의 열람 요청 가능성도 고려해 장기적인 접근이 필요합니다.

② 치과 – 영상 자료와 시술 내역 중심의 보존 전략

치과의 경우, 진료기록의 성격이 일반 진료과와 다릅니다. 대부분 외래 중심 진료이며, 환자 1인당 진료 회차는 적더라도 보철·임플란트·교정 시술 등 비용이 크고 민원이 발생하기 쉬운 시술이 많아 진료기록의 중요성이 큽니다.

또한 치과의 진료기록은 X-ray, 파노라마 영상, 모델 이미지 등 디지털 영상자료가 핵심이며, 이는 대개 PACS(의료영상저장시스템)나 별도 저장 서버에 존재합니다. 폐업 시 이들 영상 자료의 백업 여부가 핵심 쟁점이 됩니다.

예를 들어, 치과의원 C는 폐업 전 영상백업을 별도로 하지 않았고, 서버도 해지해 영상이 복구 불가능해졌습니다. 이후 환자 D가 임플란트 실패 관련 진료기록과 사진 요청을 하자 응답할 수 없었고, 민원으로 이어졌습니다.

따라서 치과 폐업 시에는 치료 전·후 영상, 모델 사진, 치료계획서 사본 등을 포함한 종합 백업이 필요합니다. 영상 데이터는 파일 크기가 커 외장하드나 클라우드 서버 백업이 필수입니다.

 ③ 한의원 – 종이기록 위주 보관과 특수 기재 항목 주의

한의원은 전자의무기록 도입률이 낮고, 수기 진료기록을 사용하는 경우가 아직도 많습니다. 따라서 폐업 시 남는 의무기록은 대부분 종이기록이며, 별도의 백업 시스템이 없기 때문에 분실이나 훼손 위험이 큽니다.

한의원 D의 시뮬레이션 사례를 보면, 수기 차트를 문서 박스에 넣어 자택에 보관했지만, 여름철 습기로 인해 일부 기록이 번지고 곰팡이가 발생한 문제가 생겼습니다. 이후 교통사고 관련 추나요법 시술 내역 요청이 왔으나 정확한 확인이 어려워 논란이 됐습니다.

또 한의원의 경우 한약 처방전, 탕전내역, 봉침·약침 시술 일지 등 일반 진료기록 외에도 특수기재 항목이 많아 이에 대한 별도 분류가 필요합니다.

특히 건강보험공단이나 자동차보험 심사 등에서 소급 확인 요청이 오는 경우가 많기 때문에, 시술명, 약재 구성, 횟수 등을 명확히 기재하고 정리해 두어야 합니다. 이로 인해, 한의원은 문서 보관 환경의 안정성과 기록 체계화가 중요한 과제입니다.

 ④ 병원 규모와 보관 비용, 실무적으로 따져보기

병원의 진료과와 특성에 따라 의무기록의 분량과 관리 난이도는 크게 달라지며, 그에 따라 보관 비용과 리스크 관리 전략도 달라져야 합니다.

요양병원처럼 기록이 많고 장기 입원환자가 많은 경우, 전문 위탁업체를 통한 보관이 거의 필수입니다. 이는 연 단위 수백만 원의 비용이 들 수 있지만, 분실 시 손해배상 위험까지 고려하면 합리적인 선택이 됩니다.

반면 치과나 한의원은 상대적으로 기록량이 적지만, 영상자료나 특수기록이 많기 때문에 백업의 정확성, 보관 장소의 환경, 데이터 접근성 확보에 중점을 두고 준비해야 합니다.

또한 각 기관은 폐업 신고 전 보건소에 제출하는 의무기록 보관계획서에 진료과별 특성을 반영해 작성하는 것이 바람직합니다. 예를 들어, ‘영상자료는 외장하드에 별도 저장, EMR 백업 파일은 암호화 후 USB 보관, 종이기록은 제습장치가 설치된 별실에 보관’ 등 구체적이고 실현 가능한 계획을 기재해야 합니다.

 진료과 특성에 맞춘 기록 관리가 폐업의 마침표

요양병원, 치과, 한의원은 모두 의료기관이지만, 의무기록의 성격과 관리 방식은 확연히 다릅니다. 폐업이라는 동일한 상황에서도 각각이 준비해야 할 사항과 유의점이 다르기 때문에, 이를 간과하면 폐업 이후에도 법적 분쟁, 환자 민원, 책임소재 논란이 이어질 수 있습니다.

진료과별 특성을 이해하고, 자신에게 맞는 방식으로 의무기록을 안전하게 보관하는 것이 폐업의 마지막 단계이며, 의료인의 신뢰를 지키는 길입니다.

‘폐업은 끝이 아니라 책임의 또 다른 시작’이라는 점을 기억하시고, 기록 보관에 있어 진료과별 맞춤 전략을 세우시길 바랍니다.