폐업 후 의무기록을 허위로 신고하거나 방치했을 때 벌어지는 일

폐업 후에도 끝나지 않는 '의무기록'의 책임

의료기관이 폐업을 결정한 순간부터, 진료를 종료하는 것만큼 중요한 것이 있습니다. 바로 "의무기록의 정리와 보관"입니다. 환자의 생명과 건강에 직결되는 진료기록은 단순한 문서가 아니라, 환자의 권리이자 의료인의 책임을 상징하는 자료입니다. 하지만 일부 폐업 의료기관에서는 이러한 기록을 부실하게 처리하거나, 심지어 허위로 보관계획을 신고하는 사례도 발생하고 있습니다.

문제는 이러한 행위가 단순한 행정적 과실이 아니라, 의료법 및 형법상 중대한 법적 책임으로 이어질 수 있다는 데 있습니다. 오늘은 의료기관이 폐업 후 의무기록을 허위로 신고하거나 방치했을 때 어떤 법적 문제와 실제적인 불이익이 발생하는지를 시뮬레이션 사례를 통해 자세히 살펴보겠습니다.

 ① 허위 신고, 어떻게 이뤄지고 왜 문제가 되는가?

의무기록 관련 허위신고는 보건소에 제출하는 "의무기록 보관계획서" 단계에서 주로 발생합니다. 예를 들어, 실제로는 기록을 정리하지 않았거나, 위탁계약도 체결하지 않았음에도 불구하고 '○○의무기록보관센터와 위탁계약 체결 완료'라고 기재한 경우가 이에 해당합니다. 또는 전산 EMR 백업도 제대로 진행하지 않고 '완료'로 처리하는 행위도 포함됩니다.

이러한 허위 신고는 의료법 제89조에 따라 허위보고 또는 거짓자료 제출에 해당하며, 1년 이하의 징역 또는 1천만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다. 특히 고의성이 입증될 경우 형사 고발로 이어질 가능성도 배제할 수 없습니다.

또한, 허위 신고는 단순한 벌금형 외에도 보건소 및 공공기관의 신뢰도 평가에서 불이익을 초래할 수 있으며, 추후 해당 의료인의 개원, 시설 인허가 시 불이익 사유로 작용할 수도 있습니다.

 ② 의무기록을 방치했을 때 발생하는 후폭풍

한편, 아예 기록을 제대로 관리하지 않거나 ‘알아서 버려라’는 식으로 방치한 경우는 더 심각합니다. 예를 들어 병원에 남은 진료기록을 청소용역이나 철거업체에게 무단 폐기하게 했을 경우, 이는 개인정보보호법 및 의료법 위반으로 간주됩니다.

의무기록은 환자의 민감정보를 포함한 법적 보존문서이기 때문에, 정해진 보관기간 동안 안전하게 보관할 의무가 있습니다. 이를 위반하여 분실, 도난, 훼손 등의 사고가 발생할 경우, 손해배상 책임은 물론, 경우에 따라 민형사상 고소로 이어질 수 있습니다.

특히 전자의무기록(EMR)의 경우, 클라우드 서버에 일정 기간 보관되어 있다고 해서 자동으로 보관 의무가 충족되는 것은 아닙니다. 폐업 시점에 별도의 백업조치 없이 서버 계약이 종료되면, 기록이 복구 불가능하게 사라질 수 있으며, 이 경우 영구 분실로 간주됩니다.

③시뮬레이션 사례 – 허위 신고의 말로

가상의 사례를 들어보겠습니다. 내과의원 A는 폐업신고서와 함께 ‘의무기록은 위탁보관업체 B에 위탁함’이라는 계획서를 제출했습니다. 그러나 실제로는 비용이 아깝다는 이유로 별도의 계약을 하지 않고, 진료기록은 병원 한구석에 쌓아둔 채 병원문을 닫았습니다.

6개월 뒤, 환자 한 명이 산업재해 관련 기록을 요청하자 A원장은 ‘기록이 사라졌다’며 발뺌했습니다. 환자는 국민건강보험공단과 보건소에 민원을 제기했고, 보건소는 조사에 착수했습니다. 위탁계약 사실이 허위였음이 드러나며, A원장은 의료법 위반으로 고발되고 벌금 700만 원의 처벌을 받았습니다.

뿐만 아니라, 환자는 해당 진료기록이 없어 산업재해 신청이 반려되자 의사 개인을 상대로 손해배상청구소송을 제기했습니다. 법원은 “의무기록 관리의무를 소홀히 해 환자의 권리를 침해했다”며 의사에게 1,500만 원의 배상 판결을 내렸습니다.

④ 폐업 전 체크리스트 – 허위나 방치 방지하기 위한 준비

위 사례와 같은 문제를 방지하려면, 폐업을 앞두고 반드시 다음과 같은 점검이 필요합니다.
첫째, 의무기록 보관계획서 작성 전 위탁계약 체결 완료 및 실제 계약서 사본 확보가 필수입니다. 보건소에 제출 시 계약 체결 사실을 입증할 수 있는 자료를 함께 준비해두는 것이 바람직합니다.

둘째, EMR을 사용하는 의료기관의 경우 백업 파일 확보 및 보관 매체 지정이 필요합니다. USB나 외장하드, 보안서버 등에 10년 이상 안전하게 보관할 수 있도록 조치해야 합니다.

셋째, 기록을 직접 보관할 경우에는 잠금장치가 있는 별도 공간, 습기 및 화재에 안전한 조건, 관리 책임자 지정 등이 갖춰져야 합니다. 단순히 ‘내가 보관하고 있다’는 주장만으로는 책임을 면할 수 없습니다.

마지막으로, 기록의 양에 따라 보관 비용이 부담스러울 수 있지만, 이는 환자의 권리와 의사의 법적 책임이 걸린 사안임을 인식하고 적절한 비용을 책정하여 정당한 절차를 거쳐야 합니다.

‘의무기록’ 은 폐업 후에도 법적 생명을 지닌다.

의료기관의 폐업은 행정적 절차일 뿐, 환자의 의무기록에 대한 책임까지 사라지는 것은 아닙니다. 진료기록은 환자의 법적 권리를 지키는 최후의 보루이며, 이를 허위로 신고하거나 방치하는 것은 결국 의료인의 신뢰와 생계를 위협하는 위험한 행위입니다.

단순한 실수처럼 보일 수 있는 허위신고 한 줄, 기록 정리 미비 하나가 수백만 원의 벌금과 민사소송으로 이어질 수 있다는 사실을 명심해야 합니다. 폐업을 앞둔 의료기관이라면, 기록 보관에 대한 정확한 계획과 실행으로 ‘의료의 끝’을 ‘책임의 완성’으로 마무리해야 할 것입니다.